Was gebaut wurde,
und was herauskam.

Spedition und Logistik · 6.000 Sendungen im Monat · Rheinland-Pfalz

Ladelisten, Palettenscheine und Dispo-Mails werden zu TMS-Aufträgen, ohne Abtippen.

Vorher

Verlader schicken Ladelisten als Excel, Palettenscheine als Foto und Dispo-Änderungen als Fließtext. Die Disposition tippt alles ins Transportmanagementsystem, oft zweimal, weil die Änderung die erste Erfassung überholt.

Was jetzt läuft

Eine eigene KI liest Liste, Schein und Mail, legt den Auftrag im TMS an und hängt Änderungen an den bestehenden Vorgang. Was sie nicht zuordnen kann, bleibt in einer Warteschlange für die Disposition.

Leistung: Individuelle KI-LösungDazu passt: E-Mail-Automation und Postfach-Triage

Anleitung: Bestellungen aus Mail, Fax und Foto ins ERP: der Artikelabgleich, an dem die meisten Projekte scheiternAnleitung: E-Mail-Flut bändigen: KI-Triage im Mittelstand, Schritt für Schritt

Maschinenbau, Service · 120 Mitarbeiter · Baden-Württemberg

Der Kunde schickt ein Foto, die KI nennt das Ersatzteil, der Techniker bestätigt.

Vorher

Kunden schicken Fotos defekter Teile per Mail oder Messenger, oft ohne Typenschild. Ein Servicetechniker sucht im Katalog, fragt nach, sucht wieder. Pro Anfrage vergehen Stunden, bevor ein Angebot rausgeht.

Was jetzt läuft

Eine eigene KI, trainiert auf den eigenen Explosionszeichnungen und Ersatzteilkatalog, erkennt Bauteil und Maschinengeneration aus dem Foto, schlägt Artikelnummer und Preis vor und legt den Vorgang im Service-System an. Der Techniker prüft und schickt.

Leistung: Individuelle KI-LösungDazu passt: Kundenservice und Support

Anleitung: Der Kunde schickt ein Foto: Bilderkennung im Betrieb, vom Ersatzteil bis zum ZählerstandAnleitung: Kundenservice-Chatbot im Mittelstand richtig aufsetzen: Wissensbasis und Eskalation

Steuerkanzlei · 25 Mitarbeiter · Nordrhein-Westfalen

Mandantenbelege werden sortiert, benannt und zugeordnet, ohne dass sie die Kanzlei verlassen.

Vorher

Belege kommen als Fotos, Scans und Mailanhänge, oft ungeordnet und ohne Mandantenbezug. Sachbearbeiter sortieren, benennen und fragen Fehlendes nach. Ein Cloud-Tool scheidet aus: Berufsgeheimnis nach § 203 StGB.

Was jetzt läuft

Ein Modell auf dem eigenen Server liest jeden Beleg, erkennt Mandant, Jahr und Belegart, benennt die Datei nach Kanzleischema und legt sie in der Akte ab. Fehlende Belege werden je Mandant gesammelt und einmal pro Woche angefragt.

Leistung: Individuelle KI-LösungDazu passt: Rechnungen und Belege verarbeitenDazu passt: E-Mail-Automation und Postfach-Triage

Anleitung: Die eigene Wissensbasis im Haus: vom Archiv zum Modell, das Ihre Dokumente kennt, Schritt für SchrittAnleitung: Belegerfassung & Vorkontierung mit KI, mit Freigabe-Schritt und GoBD im BlickAnleitung: E-Mail-Flut bändigen: KI-Triage im Mittelstand, Schritt für Schritt

Brandschutzplanung · 18 Mitarbeiter · Rheinland

GAEB-Dateien und Brandschutzauflagen landen in der eigenen Positionsliste, vorkalkuliert.

Vorher

Ausschreibungen kommen als GAEB oder PDF. Jede Auflage zu Rettungsweg, Entrauchung und Nachweis wird von Hand den eigenen Leistungsbausteinen zugeordnet. Wer die Bausteine im Kopf hat, ist der Engpass, und der ist oft auf der Baustelle.

Was jetzt läuft

Eine eigene KI liest GAEB und Auflagen, ordnet sie den Haus-Bausteinen zu und markiert, was neu oder unklar ist. Der Planer arbeitet die Markierungen ab, bevor ein Preis rausgeht.

Leistung: Individuelle KI-LösungDazu passt: Angebote automatisierenDazu passt: Dokumente und Verträge verarbeiten

Anleitung: Ausschreibungen vorkalkulieren: hunderte LV-Positionen, in der eigenen Struktur, an einem VormittagAnleitung: Die eigene Wissensbasis im Haus: vom Archiv zum Modell, das Ihre Dokumente kennt, Schritt für Schritt

Werkzeugbau, Stanz- und Umformwerkzeuge · 35 Mitarbeiter · Schwaben

Zur neuen Anfrage liegt das passende alte NC-Programm auf dem Tisch, ohne das Archiv zu durchsuchen.

Vorher

Vor jedem Angebot sucht der Meister in Ordnern und auf der Maschinensteuerung nach einem ähnlichen Werkzeug von früher. Die alte NC und die damalige Kalkulation sind die beste Grundlage, und beides sitzt in einem Kopf.

Was jetzt läuft

Eine KI liest Zeichnung und Stückliste, sucht im Bestand nach ähnlichen Werkzeugen und legt das alte NC-Programm samt damaliger Zeiten daneben. Der Meister kalkuliert auf dieser Basis, statt erst zu suchen.

Leistung: Individuelle KI-LösungDazu passt: Angebote automatisieren

Anleitung: Ausschreibungen vorkalkulieren: hunderte LV-Positionen, in der eigenen Struktur, an einem VormittagAnleitung: Angebote mit KI schneller erstellen: Schritt für Schritt im Vertriebsinnendienst

Technischer Großhandel · 60 Mitarbeiter, 40.000 Artikel · Ruhrgebiet

Bestellungen per Mail, Fax und Foto werden gelesen, gegen den Artikelstamm geprüft und im ERP angelegt.

Vorher

Kunden bestellen, wie sie wollen: Mail mit Freitext, Fax als PDF, Foto vom Lieferschein mit Kundenartikelnummern. Der Innendienst tippt ab, sucht Artikelnummern und ruft bei Unklarheit zurück.

Was jetzt läuft

Eine eigene KI liest jede Bestellung, ordnet die Zeilen den eigenen Artikeln zu, auch über Kundenartikelnummern und alte Bezeichnungen, und legt den Auftrag im ERP an. Zeilen mit Unsicherheit bleiben zur Freigabe stehen.

Leistung: Individuelle KI-LösungDazu passt: Workflow Automation und Systeme verbinden

Anleitung: Bestellungen aus Mail, Fax und Foto ins ERP: der Artikelabgleich, an dem die meisten Projekte scheitern

Rechtsanwaltskanzlei · 12 Anwälte · Hamburg

Vertragsentwürfe werden gegen die eigene Klauselbibliothek geprüft, auf dem eigenen Server.

Vorher

Jeder Anwalt hat seine bewährten Klauseln in eigenen Dateien. Ein Entwurf der Gegenseite wird von Hand mit dem eigenen Standard verglichen, Abweichungen fallen auf oder nicht. Mandantendaten in ein Cloud-Tool zu laden, kommt nicht in Frage.

Was jetzt läuft

Ein Modell im Haus kennt die Klauselbibliothek der Kanzlei, markiert im fremden Entwurf jede Abweichung vom eigenen Standard und schlägt die Hausformulierung vor. Der Anwalt entscheidet, nichts verlässt die Kanzlei.

Leistung: Individuelle KI-LösungDazu passt: Dokumente und Verträge verarbeitenDazu passt: Wissensmanagement und Firmenwissen

Anleitung: Die eigene Wissensbasis im Haus: vom Archiv zum Modell, das Ihre Dokumente kennt, Schritt für Schritt

Versicherungsmakler · 30 Mitarbeiter · Bayern

Schadenmeldungen werden gelesen, der Police zugeordnet und vollständig an den Versicherer weitergereicht.

Vorher

Schadenmeldungen kommen per Mail mit Fotos, Rechnungen und Freitext. Sachbearbeiter suchen die Police, prüfen, was fehlt, und fragen nach. Der Versicherer bekommt die Meldung oft unvollständig und fragt seinerseits.

Was jetzt läuft

Eine eigene KI liest die Meldung, findet Police und Sparte, prüft die Unterlagen gegen die Anforderungen des Versicherers und entwirft die Weiterleitung. Fehlt etwas, geht eine konkrete Rückfrage an den Kunden, bevor ein Mensch den Fall sieht.

Leistung: Individuelle KI-LösungDazu passt: Dokumente und Verträge verarbeitenDazu passt: E-Mail-Automation und Postfach-Triage

Anleitung: E-Mail-Flut bändigen: KI-Triage im Mittelstand, Schritt für SchrittAnleitung: Die eigene Wissensbasis im Haus: vom Archiv zum Modell, das Ihre Dokumente kennt, Schritt für Schritt

Berufskleidung, B2B-Handel · 12.000 Artikel · Schleswig-Holstein

Ein sortiertes Angebot mit Größenläufen und Stickpositionen, ohne den Katalog durchzublättern.

Vorher

Der Vertrieb sucht in Stoff, Farbe, Norm und Lieferzeit, tippt Größenläufe ab und hängt Stick- oder Druckpositionen als Screenshot an. Ein Angebot für eine Kommune oder einen Betrieb dauert den Nachmittag.

Was jetzt läuft

Aus Briefing und Kundenstamm entsteht der Entwurf: Artikel, Größenlauf, Veredelung, Lieferzeit. Der Vertrieb streicht, was nicht passt, und schickt das PDF. Sondergrößen und Tarifkunden bleiben Handarbeit.

Leistung: Angebote automatisieren

Anleitung: Angebote mit KI schneller erstellen: Schritt für Schritt im Vertriebsinnendienst

Sanitär, Heizung, Klima · 35 Mitarbeiter · Niedersachsen

Vom Anruf zum Angebot zur Rechnung, ohne dass jemand dreimal dasselbe eintippt.

Vorher

Der Anruf landet auf einem Zettel, das Angebot wird aus dem Zettel getippt, die Rechnung aus dem Angebot. Dreimal dieselben Daten, dreimal Gelegenheit für einen Fehler, und das Telefon klingelt, während der Meister auf der Baustelle ist.

Was jetzt läuft

Ein Telefon-Agent nimmt Anliegen und Adresse auf und legt den Vorgang an. Aus Aufmaß und Fotos entsteht der Angebotsentwurf aus dem eigenen Positionskatalog, der Meister prüft. Nach Abnahme wird aus dem Angebot die Rechnung, mit Freigabe.

Leistung: Angebote automatisierenDazu passt: Voice Agents und TelefonieDazu passt: Rechnungen und Belege verarbeiten

Anleitung: Angebote aus Aufmaß und Foto: wie der Meister abends nicht mehr tipptAnleitung: Belegerfassung & Vorkontierung mit KI, mit Freigabe-Schritt und GoBD im Blick

IT-Systemhaus · 50 Mitarbeiter · Bayern

Angebote aus Distributorpreisen und Vorlagen, Marge geprüft, in einer Stunde statt einem Tag.

Vorher

Ein Angebot für eine Arbeitsplatz-Ausstattung heißt: Preise bei zwei Distributoren nachsehen, Positionen zusammenstellen, Vorlage füllen, Marge rechnen. Ein Tag Vertriebszeit, bei der die Preise schon wieder veraltet sein können.

Was jetzt läuft

Aus Anfrage und CRM-Historie entsteht der Angebotsentwurf, Preise kommen live aus den Distributor-Schnittstellen, die Marge wird gegen die Untergrenze geprüft. Der Vertrieb ändert, was er ändern will, und schickt.

Leistung: Angebote automatisierenDazu passt: CRM automatisieren

Anleitung: Angebote mit KI schneller erstellen: Schritt für Schritt im VertriebsinnendienstAnleitung: Der Besuchsbericht wird im Auto diktiert: CRM-Pflege, Aufgaben und Angebotsentwurf, bevor der Außendienst zurück ist

Corporate-Film und Schnitt · 18 Mitarbeiter · Köln

Schnittprotokoll, Social-Cuts und Untertitel als Workflow: Briefing, Entwurf, Freigabe, Ausspielung, Kennzeichnung.

Vorher

Jeder Auftrag heißt: Rohschnitt, Kundenvarianten, Untertitel, quadratische Cuts für LinkedIn. Freigaben verschwinden in Mail-Threads, Kennzeichnung nach Artikel 50 macht jeder anders.

Was jetzt läuft

Ein Workflow nimmt das Briefing auf, erzeugt Schnittliste und Textentwürfe in der Tonalität des Kunden, holt die Freigabe im Tool und spielt aus. Realistische KI-Bilder und Avatare werden gekennzeichnet. Die Producer steuern, statt zu kopieren.

Leistung: Marketing und Content automatisieren

Anleitung: Content als Ablauf: Briefing, Entwurf, Freigabe, Ausspielung, Kennzeichnung. Schritt für Schritt

Online-Handel · 25 Mitarbeiter, 12.000 Artikel · Sachsen

Produkttexte, Serviceantworten und Retouren aus einer Wissensbasis.

Vorher

Produkttexte werden für 12.000 Artikel von Hand geschrieben oder vom Hersteller kopiert. Der Service beantwortet dieselben Fragen zu Lieferzeit und Retoure hundertmal am Tag, mit unterschiedlichen Antworten.

Was jetzt läuft

Eine Wissensbasis aus Artikeldaten, Lieferregeln und Retourenprozess speist drei Abläufe: Produkttexte im Shop-Ton, Antwortentwürfe für den Service und die Retourenabwicklung. Der Service gibt frei, was rausgeht.

Leistung: Marketing und Content automatisierenDazu passt: Kundenservice und SupportDazu passt: E-Mail-Automation und Postfach-Triage

Anleitung: Produkttexte und Datenblätter für tausende Artikel: aus dem PIM, in fünf Sprachen, mit Freigabe je StichprobeAnleitung: Kundenservice-Chatbot im Mittelstand richtig aufsetzen: Wissensbasis und EskalationAnleitung: E-Mail-Flut bändigen: KI-Triage im Mittelstand, Schritt für Schritt

Bäckerei, Filialbelieferung · 55 Mitarbeiter, 14 Filialen · Rhein-Main

Filialbestellungen bis 14 Uhr, ohne dass nachts jemand ins ERP tippt.

Vorher

Filialleiterinnen schicken den Bedarf per WhatsApp, Zettelfoto oder Anruf. Nachts sitzt jemand in der Produktion und überträgt in die Warenwirtschaft, damit um 4 Uhr gebacken werden kann. Zahlendreher gehören dazu.

Was jetzt läuft

Ein Ablauf liest jede Bestellung, gleicht Artikel und Mengen mit dem Filialstamm ab und legt den Auftrag an. Unklares geht als Rückfrage zurück, der Rest steht vor der Frühschicht kommissionierbereit.

Leistung: Prozesse automatisieren mit KI

Anleitung: Bestellungen aus Mail, Fax und Foto ins ERP: der Artikelabgleich, an dem die meisten Projekte scheitern

Ambulante Intensivpflege · 55 Mitarbeiter · Saarland

Die Tourendoku wird diktiert, strukturiert und von der Fachkraft freigegeben.

Vorher

Nach der letzten Tour sitzen Pflegekräfte im Auto oder zu Hause und tippen Vitalwerte, Maßnahmen und Übergaben. Was zwischendurch passierte, muss behalten werden, und am Ende der Woche fehlt immer etwas.

Was jetzt läuft

Die Fachkraft spricht nach dem Einsatz ins Telefon, die KI strukturiert nach dem Dokumentationsschema des Dienstes und legt den Entwurf zur Freigabe vor. Freigegeben wird erst, wenn jemand gelesen hat.

Leistung: Prozesse automatisieren mit KI

Kita-Träger, 6 Häuser · 70 Mitarbeiter · Niedersachsen

Der Schichtplan-Entwurf steht aus Wünschen, Qualifikationen und Betreuungsschlüssel, die Leitung entscheidet.

Vorher

Die Bereichsleitung baut den Monatsplan von Hand: Wünsche aus dem Gruppenchat, Fachkräftequote im Kopf, Ausfälle per Kurzmitteilung. Zwei Tage pro Monat, und eine Krankmeldung wirft die Gruppenbesetzung um.

Was jetzt läuft

Ein Ablauf sammelt Wünsche strukturiert ein, kennt Qualifikation, Gruppe und Ruhezeiten und legt einen regelkonformen Entwurf vor. Bei Ausfällen schlägt er Ersatz vor. Die Leitung entscheidet und veröffentlicht.

Leistung: Prozesse automatisieren mit KI

Autohaus mit Werkstatt · 70 Mitarbeiter · Hessen

Terminanfragen aus Telefon, Mail und Formular landen in der Werkstattplanung, Erinnerungen gehen von selbst.

Vorher

Die Serviceannahme telefoniert, mailt und tippt Termine in den Planer, während Kunden am Tresen warten. Erinnerungen an Inspektion und Reifenwechsel gehen raus, wenn jemand daran denkt.

Was jetzt läuft

Ein Telefon-Agent und ein Mail-Ablauf nehmen Anliegen auf, prüfen freie Kapazität im Planer und buchen. Aus dem Fahrzeugbestand im CRM entstehen Erinnerungen zur Inspektion, saisonal zum Reifenwechsel. Die Annahme kümmert sich um die Kunden vor Ort.

Leistung: Prozesse automatisieren mit KIDazu passt: Voice Agents und TelefonieDazu passt: CRM automatisieren

Kommunale Wohnungsbaugesellschaft · 3.200 Wohnungen · Ruhrgebiet

Schadensmeldungen werden aufgenommen und strukturiert an die Hausmeister-Disposition übergeben.

Vorher

Mieterinnen rufen an, oft abends. Das Band füllt sich, am nächsten Werktag hört jemand ab, fragt Wohnung und Schaden nach, tippt in die Software. Bis der Hausmeister kommt, ist der Wasserschaden älter als nötig.

Was jetzt läuft

Ein Sprachassistent nimmt Wohnung, Schaden und Erreichbarkeit auf, erkennt Notfälle und übergibt an die Disposition. Der Mieter bekommt eine Vorgangsnummer. Kulanz und Streitfälle gehen sofort an einen Menschen.

Leistung: Voice Agents und Telefonie

Physiotherapie, 2 Standorte · 4 Therapeuten, 3 am Empfang · Baden-Württemberg

Termine und Rezeptverlängerungen laufen über den Telefonassistenten, der Empfang ist für die Patienten vor Ort da.

Vorher

Zwischen den Behandlungen klingelt das Telefon durch. Terminwünsche, Absagen, Rezeptverlängerungen, während vor dem Tresen jemand wartet. Wer nicht durchkommt, erscheint unangemeldet.

Was jetzt läuft

Ein Telefonassistent bucht, verschiebt und legt Rezeptverlängerungen zur Freigabe vor. Medizinische Fragen und Beschwerden verbindet er sofort. Er sagt am Anfang, dass er eine KI ist.

Leistung: Voice Agents und Telefonie

Kälte- und Klimatechnik · 32 Mitarbeiter · Sachsen

Störungen nach 18 Uhr werden angenommen, Notfälle erkannt, der Rest als Termin gelegt.

Vorher

Nach Feierabend landet der Anruf auf dem Band. Wer eine Kühlung in der Gastronomie oder im Labor hat, ruft den nächsten an, der abhebt. Der Betrieb erfährt am Morgen, dass der Auftrag woanders gelandet ist.

Was jetzt läuft

Ein Telefon-Agent nimmt ab, erkennt Anlagenstillstand und leitet an den Bereitschaftsdienst, bucht Wartung und Rückruf auf den nächsten Werktag. Die Leitung sieht früh eine Liste statt eines vollen Bandes.

Leistung: Voice Agents und Telefonie

PR-Büro · 9 Personen · Leipzig

Jede Anfrage aus dem Formular landet im CRM, bekommt eine Antwort und einen Nachfass-Termin.

Vorher

Anfragen aus der Website landen im gemeinsamen Postfach. Manche werden am selben Tag beantwortet, manche nach einer Woche, manche gar nicht, weil eine Pressetermine-Mail darüber liegt.

Was jetzt läuft

Ein Ablauf legt jede Anfrage im CRM an, schickt innerhalb von Minuten eine passende Antwort mit Gesprächsvorschlag und setzt Nachfass-Aufgaben. Die Inhaberin sieht eine Pipeline statt eines Postfachs.

Leistung: CRM automatisieren

Unternehmensberatung · 14 Mitarbeiter · Münster

Vom gebuchten Erstgespräch bis zum Nachfassen läuft alles ohne manuelle Übergabe.

Vorher

Wer ein Erstgespräch bucht, steht im Kalender, aber nicht im CRM. Vorbereitungsmails, Gesprächsnotizen und das Nachfassen hängen daran, dass die Beraterin daran denkt.

Was jetzt läuft

Die Buchung legt den Kontakt im CRM an, schickt die Vorbereitungsmail, und nach dem Gespräch entsteht aus der diktierten Notiz der CRM-Eintrag samt Nachfass-Sequenz. Die Beraterin berät, statt zu verwalten.

Leistung: CRM automatisieren

Gebrauchtmaschinen-Handel · 20 Mitarbeiter · Nordrhein-Westfalen

Der Außendienst diktiert den Besuch im Auto, das CRM ist gefüllt, bevor er zurück ist.

Vorher

Besuchsberichte werden abends geschrieben oder gar nicht. Was der Kunde braucht, welche Maschine er anschaut, wann er entscheidet, steht im Kopf des Verkäufers. Angebote folgen Tage später.

Was jetzt läuft

Der Verkäufer spricht den Besuch ins Telefon. Die KI schreibt die CRM-Notiz, legt Aufgaben an und erstellt aus dem Bestand einen Angebotsentwurf für die besprochene Maschine. Der Verkäufer prüft am Abend und schickt.

Leistung: CRM automatisierenDazu passt: Angebote automatisieren

Anleitung: Der Besuchsbericht wird im Auto diktiert: CRM-Pflege, Aufgaben und Angebotsentwurf, bevor der Außendienst zurück istAnleitung: Angebote mit KI schneller erstellen: Schritt für Schritt im Vertriebsinnendienst

Pflegeheimbetreiber, 4 Häuser · 300 Mitarbeiter · Nordrhein-Westfalen

Bewerbungen aus fünf Portalen in einem System, jede Bewerberin hört binnen eines Tages etwas. Die Auswahl bleibt beim Menschen.

Vorher

Bewerbungen kommen über fünf Portale, per Mail und über WhatsApp. Die Eingangsbestätigung dauert Tage, Terminvorschläge Wochen, und gute Pflegekräfte haben bis dahin woanders unterschrieben.

Was jetzt läuft

Ein Ablauf sammelt alle Eingänge in einem System, schickt binnen Stunden eine persönliche Bestätigung, schlägt Gesprächstermine vor und hält Bewerber über den Stand auf dem Laufenden. Keine KI bewertet oder sortiert Menschen: Das wäre Hochrisiko nach KI-VO, und es bleibt bewusst bei der Pflegedienstleitung.

Leistung: Recruiting und Bewerbermanagement

Anleitung: Bewerber hören binnen eines Tages etwas: Kommunikation automatisieren, ohne dass eine KI Menschen bewertet

IT-Systemhaus · 85 Mitarbeiter · Westfalen

Die immer gleichen Fragen an die Personalabteilung beantwortet ein Bot aus dem eigenen Firmenwissen.

Vorher

Urlaubsrest, Reisekosten, Homeoffice-Tage: Dieselben Fragen kommen jede Woche per Chat bei zwei Leuten in der Verwaltung an, die eigentlich das Onboarding neuer Techniker vorbereiten.

Was jetzt läuft

Ein interner Bot antwortet aus Betriebsvereinbarung, Handbuch und Intranet, mit Quellenangabe auf das Dokument. Was er nicht weiß, leitet er weiter. Die Antworten werden versioniert, wenn sich eine Regel ändert.

Leistung: Wissensmanagement und Firmenwissen

Anleitung: Der interne Fragen-Bot: HR, IT und Vertrieb antworten aus einer Wissensbasis, mit Quelle und Version

Softwarehaus, Messtechnik · 70 Mitarbeiter · Franken

Neue Mitarbeitende finden Prozesse, Ansprechpartner und Produktwissen an einer Stelle.

Vorher

Onboarding heißt: drei Wochen Kollegen fragen. Wer weiß, wie ein Gerät bei Kunde X parametriert ist, sitzt in einem anderen Team. Dokumentation gibt es, verteilt über Wiki, Laufwerke und alte Tickets.

Was jetzt läuft

Eine Wissensbasis bündelt Wiki, Ticket-Historie und Produktdoku. Neue Kolleginnen fragen in natürlicher Sprache und bekommen die Antwort mit Verweis auf das Dokument. Die Senior-Entwickler werden seltener unterbrochen.

Leistung: Wissensmanagement und Firmenwissen

Anleitung: Onboarding & Wissensdokumentation mit KI: internes Firmenwissen nutzbar machenAnleitung: Der interne Fragen-Bot: HR, IT und Vertrieb antworten aus einer Wissensbasis, mit Quelle und Version

Maschinenbau, Sondermaschinen · 90 Mitarbeiter · Sachsen

Das Servicewissen des Seniors steht im Haus zur Verfügung, bevor er in Rente geht.

Vorher

Ein Servicetechniker kennt jede Maschine, die das Haus in dreißig Jahren gebaut hat. Wenn eine alte Anlage steht, ruft der Kunde ihn an. In zwei Jahren ist er weg, und mit ihm das Wissen.

Was jetzt läuft

Serviceprotokolle, Schaltpläne und die Erfahrung des Seniors, in Interviews aufgezeichnet, werden zu einer Wissensbasis auf dem eigenen Server. Techniker fragen vom Kunden aus per Telefon, die Antwort kommt mit Verweis auf Plan und Fall.

Leistung: Wissensmanagement und FirmenwissenDazu passt: Individuelle KI-Lösung

Anleitung: Servicewissen sichern, bevor der Senior geht: vom Kopf in die Wissensbasis, in acht WochenAnleitung: Die eigene Wissensbasis im Haus: vom Archiv zum Modell, das Ihre Dokumente kennt, Schritt für Schritt

Kontraktlogistik · 110 Mitarbeiter · Mannheim

Der Posteingang wird gelesen und verteilt, bevor ein Mensch ihn öffnet.

Vorher

Tourenplanung, Abrechnung und Reklamation teilen sich ein Postfach. Jede Mail wird von Hand gezogen, und oft landet die Reklamation erst bei der Disposition, bevor die Abrechnung sie sieht.

Was jetzt läuft

Eine KI liest den Eingang, ordnet Tour, Kunde und Anliegen zu und routet. Zwei Wochen läuft die Vorsortierung parallel, bevor sich jemand darauf verlässt.

Leistung: E-Mail-Automation und Postfach-Triage

Anleitung: E-Mail-Flut bändigen: KI-Triage im Mittelstand, Schritt für Schritt

Hausverwaltung · 15 Mitarbeiter, 2.500 Einheiten · Berlin

Mieteranliegen werden sortiert, Standardfälle vorbeantwortet, Handwerkeraufträge angelegt.

Vorher

Das Sammelpostfach der Verwaltung ist der Flaschenhals: Nebenkostenfragen, Schadensmeldungen, Kündigungen, Beschwerden, alles in einem Strom. Wer krank ist, hinterlässt einen Berg.

Was jetzt läuft

Eine KI sortiert nach Anliegen und Objekt, entwirft Antworten auf Standardfragen aus den Verwaltungsunterlagen und legt bei Schäden den Handwerkerauftrag an. Die Verwalterin gibt frei und kümmert sich um die Fälle, die ein Mensch braucht.

Leistung: E-Mail-Automation und Postfach-TriageDazu passt: Prozesse automatisieren mit KI

Anleitung: E-Mail-Flut bändigen: KI-Triage im Mittelstand, Schritt für Schritt

Familienhotels, 3 Häuser · 90 Mitarbeiter · Ostseeküste

Gästeanfragen per Chat und Mail werden in Deutsch, Englisch, Niederländisch und Polnisch beantwortet, die Rezeption übernimmt, was zählt.

Vorher

Anreise, Hund, Halbpension, Storno: Die Rezeption tippt dieselben Antworten, während vor ihr Gäste einchecken. Außerhalb der Saison in einer Sprache, in der Saison in vier.

Was jetzt läuft

Ein Assistent beantwortet Standardfragen aus den Hausinformationen in der Sprache des Gastes und übergibt Umbuchung und Beschwerde mit Kontext. Er nennt sich beim ersten Kontakt als KI.

Leistung: Kundenservice und Support

Anleitung: Kundenservice-Chatbot im Mittelstand richtig aufsetzen: Wissensbasis und Eskalation

Fachverband, Weiterbildung Handwerk · 22 Mitarbeiter · Hannover

Wiederkehrende Fragen zu Lehrgang, Prüfungstermin und Mitgliedschaft beantwortet ein Assistent, die Fachreferenten den Rest.

Vorher

Anmeldungen, Stornos, Hotelkontingent, Prüfungsordnung: Dieselben Fragen laufen bei den Referenten auf, per Mail und Telefon. Jede Antwort ist individuell, obwohl der Inhalt es nicht ist.

Was jetzt läuft

Ein Assistent auf der Website und im Postfach beantwortet die wiederkehrenden Fragen aus Ordnung, Leitfaden und FAQ, mit Verweis auf die Quelle. Fachfragen gehen mit Vorgangshistorie an den Referenten.

Leistung: Kundenservice und Support

Anleitung: Kundenservice-Chatbot im Mittelstand richtig aufsetzen: Wissensbasis und Eskalation

E-Commerce-Agentur, Magento · 16 Mitarbeiter · Köln

Das Mandanten-Shop-Setup dauert eine Stunde statt einen Tag.

Vorher

Jeder neue Mandanten-Shop wird von Hand angelegt: Instanz, Zahlarten, Versandregeln, Rechtstexte, Testbestellung. Ein Tag pro Kunde, und jeder macht die Reihenfolge etwas anders.

Was jetzt läuft

Ein Workflow legt den Shop aus einer Vorlage an, spielt Zahlungs- und Versandkonfiguration ein, prüft mit einer Testbestellung und meldet Abweichungen. Der Projektleiter kontrolliert das Protokoll.

Leistung: E-Commerce automatisieren und skalierenDazu passt: Workflow Automation und Systeme verbindenDazu passt: E-Mail-Automation und Postfach-Triage

Anleitung: Bestellungen aus Mail, Fax und Foto ins ERP: der Artikelabgleich, an dem die meisten Projekte scheitern

Sachverständigen-Seminare · 8 Mitarbeiter · Hessen

Von der Anmeldung bis zur Teilnahmebescheinigung läuft die Seminarverwaltung ohne Excel.

Vorher

Acht Präsenztermine im Jahr, Anmeldungen per Formular und Mail, Excel, Rechnungssoftware, Teilnehmerlisten von Hand, Bescheinigungen einzeln ausgefüllt.

Was jetzt läuft

Die Anmeldung legt Teilnehmer, Rechnung und Listenplatz an, erinnert vor dem Termin, erzeugt nach dem Seminar die Teilnahmebescheinigung und fragt das Feedback ab. Die Verwaltung greift nur bei Sonderfällen ein.

Leistung: Workflow Automation und Systeme verbinden

Zimmerer, Dach und Holzbau · 22 Mitarbeiter · Allgäu

Angebot, Auftrag und Materialbestellung sind ein Vorgang, nicht drei Eingaben.

Vorher

Das Angebot steht in einem Programm, der Auftrag wird in ein zweites übertragen, Schnittholz und Beschläge ins Bestellportal des Händlers getippt. Dreimal dieselben Positionen, abends vom Polier.

Was jetzt läuft

Aus dem angenommenen Angebot entsteht der Auftrag, aus dem Auftrag die Materialliste, die als Bestellung beim Händler landet. Der Polier prüft die Liste einmal und gibt frei.

Leistung: Workflow Automation und Systeme verbinden

Anleitung: Angebote aus Aufmaß und Foto: wie der Meister abends nicht mehr tippt

Rollladen- und Sonnenschutzbau · 28 Mitarbeiter · Rheinland

Das Aufmaß von der Baustelle wird zum Fertigungsauftrag, ohne Zettel und Abtippen.

Vorher

Der Monteur misst am Fenster und schreibt auf. Im Büro wird abgetippt, in die Fertigung übertragen, und ein Zahlendreher fällt erst auf, wenn der Panzer nicht passt.

Was jetzt läuft

Das Aufmaß wird auf dem Tablet erfasst, gegen die Bestellung geprüft und als Fertigungsauftrag angelegt. Abweichungen zum Angebot werden markiert, bevor produziert wird.

Leistung: Workflow Automation und Systeme verbinden

Anleitung: Angebote aus Aufmaß und Foto: wie der Meister abends nicht mehr tippt

Steuerberatungs-Netzwerk · 22 Mitarbeiter · Oldenburg

Konten, Geräte und Zugänge für neue Mitarbeitende stehen am ersten Tag, nicht in der zweiten Woche.

Vorher

Ein Neuzugang heißt: Mail an die IT, Mail an HR, Mail an den Mandatsverantwortlichen. DATEV-Rechte, Laptop, Kalender kommen nacheinander, und in der ersten Woche arbeitet die neue Kollegin vom privaten Rechner.

Was jetzt läuft

Der unterschriebene Vertrag stößt den Ablauf an: Konten werden angelegt, das Gerät bestellt, Zugänge nach Rolle vergeben, Einführungstermine gesetzt. Am ersten Tag liegt der Laptop mit allem auf dem Tisch.

Leistung: Workflow Automation und Systeme verbinden

Anleitung: Onboarding & Wissensdokumentation mit KI: internes Firmenwissen nutzbar machen

IT-Betreuung für Apotheken · 28 Mitarbeiter · Mainz

Meldungen aus Monitoring und Postfach werden zu priorisierten Tickets, ohne Nachtschicht am Bildschirm.

Vorher

Kassenausfall, Scanner, Update: Alarme, Mails und Anrufe werden von Hand zu Tickets. Nachts entscheidet der Bereitschaftsdienst am Telefon, ob die Offizin am Morgen öffnen kann.

Was jetzt läuft

Ein Ablauf legt aus jeder Quelle das Ticket an, ordnet Apotheke und Vertrag zu und priorisiert nach Öffnungszeit. Der Bereitschaftsdienst bekommt nur, was seine Stufe braucht.

Leistung: Workflow Automation und Systeme verbinden

Anleitung: E-Mail-Flut bändigen: KI-Triage im Mittelstand, Schritt für Schritt

Elektroinstallation, Großbaustellen · 60 Monteure · Brandenburg

Bautageberichte in Handschrift werden gelesen und gegen Tarif und Zuschläge geprüft.

Vorher

Sechzig Handschriften, wöchentlich eingescannt. Die Lohnbuchhaltung entziffert Stunden, Baustelle und Fahrten und prüft jede Zeile gegen Tarif. Eine Woche pro Monat.

Was jetzt läuft

Die Berichte werden fotografiert, eine KI liest Stunden, Baustelle und Pauschalen aus, prüft gegen die Regeln und markiert Abweichungen. Die Buchhaltung bearbeitet Markierungen statt Stapel.

Leistung: Dokumente und Verträge verarbeiten

Immobilienverwaltung · 30 Mitarbeiter · Hessen

Laufzeiten, Indexklauseln und Fristen aus gescannten Altverträgen stehen im System, nicht im Ordner.

Vorher

Hunderte Mietverträge liegen als Scans im Archiv, manche zwanzig Jahre alt. Wer wissen will, wann eine Indexanpassung möglich ist, blättert. Fristen werden verpasst, weil niemand sie kennt.

Was jetzt läuft

Eine KI liest die Verträge, zieht Laufzeit, Kündigungsfrist, Indexklausel und Kaution heraus und schreibt sie ins Verwaltungssystem. Unsichere Werte werden zur Stichprobe vorgelegt, Fristen erzeugen Erinnerungen.

Leistung: Dokumente und Verträge verarbeitenDazu passt: Individuelle KI-Lösung

Anleitung: Die eigene Wissensbasis im Haus: vom Archiv zum Modell, das Ihre Dokumente kennt, Schritt für Schritt

Malerbetriebe-Verbund · 90 Rechnungen im Monat · Köln

Eingangsrechnungen werden erfasst, vorkontiert und zur Freigabe vorgelegt, statt abgetippt.

Vorher

Rechnungen kommen als PDF, Papier und Foto aus drei Betrieben im Verbund. Die Buchhaltung tippt Kopf- und Positionsdaten ab, sucht die Kostenstelle und schickt zur Freigabe per Mail hinterher.

Was jetzt läuft

Jede Rechnung wird gelesen, dem Betrieb und der Kostenstelle zugeordnet, vorkontiert und dem Verantwortlichen zur Freigabe vorgelegt. Die Buchhaltung bucht, was freigegeben ist, und kümmert sich um Ausnahmen.

Leistung: Rechnungen und Belege verarbeiten

Anleitung: Belegerfassung & Vorkontierung mit KI, mit Freigabe-Schritt und GoBD im Blick

Tiefbau · 95 Mitarbeiter · Mecklenburg

Wiegescheine von der Baustelle und Rechnungen vom Lieferanten finden sich, bevor gebucht wird.

Vorher

Wiegescheine kommen zerknittert aus dem Radlader, Rechnungen Wochen später vom Schüttgut-Händler. Die Buchhaltung sucht zu jeder Rechnung den Schein und stellt Mengenabweichungen fest, wenn überhaupt.

Was jetzt läuft

Wiegescheine werden auf der Baustelle fotografiert und der Baustelle zugeordnet. Kommt die Rechnung, gleicht die KI Positionen und Mengen ab und legt nur Abweichungen zur Prüfung vor. Der Rest geht zur Freigabe.

Leistung: Rechnungen und Belege verarbeiten

Anleitung: Belegerfassung & Vorkontierung mit KI, mit Freigabe-Schritt und GoBD im Blick

Innung, Handwerk · 3 Personen in der Geschäftsstelle · Brandenburg

Beitragsbescheide, Zahlungseingänge und Erinnerungen laufen für drei Leute wie für dreißig.

Vorher

Drei Personen verwalten die Mitgliedsbetriebe: Bescheide schreiben, Zahlungen abgleichen, Erinnerungen schicken, Adressänderungen pflegen. Im Januar bleibt alles andere liegen.

Was jetzt läuft

Der Ablauf erzeugt die Bescheide aus dem Mitgliederstamm, liest die Kontoauszüge, gleicht Zahlungen ab und verschickt Erinnerungen in Stufen. Die drei sehen eine Liste offener Fälle statt eines Stapels.

Leistung: Rechnungen und Belege verarbeiten

Anleitung: Belegerfassung & Vorkontierung mit KI, mit Freigabe-Schritt und GoBD im Blick

Dachdeckerbetrieb · 40 Mitarbeiter · Nordrhein-Westfalen

Bewerber schreiben per WhatsApp und bekommen in Minuten eine Antwort, der Meister entscheidet.

Vorher

Junge Bewerber schreiben über Instagram oder WhatsApp, abends und am Wochenende. Wer zwei Tage nichts hört, hat beim nächsten Betrieb unterschrieben. Der Meister sieht die Nachrichten, wenn er vom Dach kommt.

Was jetzt läuft

Ein Assistent antwortet in Minuten, fragt Beruf, Erfahrung und frühesten Start ab und schlägt ein kurzes Telefonat oder einen Tag Probearbeit vor. Er bewertet niemanden, er sortiert nicht: Wer eingeladen wird, entscheidet der Meister, aus der Liste, nicht aus einem Score.

Leistung: Recruiting und Bewerbermanagement

Anleitung: Bewerber hören binnen eines Tages etwas: Kommunikation automatisieren, ohne dass eine KI Menschen bewertet

Logistikdienstleister · 250 Mitarbeiter, 6 Sprachen im Team · Hessen

Stellenanzeigen entstehen aus dem Anforderungsprofil, Onboarding-Unterlagen in sechs Sprachen aus dem Firmenwissen.

Vorher

Jede Stellenanzeige ist ein halber Tag: Anforderungen sammeln, schreiben, an Portale anpassen. Die Onboarding-Mappe für neue Fahrer gibt es auf Deutsch, die Belegschaft spricht sechs Sprachen, und die Sicherheitsunterweisung wird mündlich übersetzt.

Was jetzt läuft

Aus einem strukturierten Anforderungsprofil erzeugt der Ablauf die Anzeige je Portal und Sprache, HR prüft auf AGG-Konformität. Die Onboarding-Mappe entsteht je Rolle aus dem Firmenwissen und wird versioniert übersetzt. Keine KI liest oder bewertet Bewerbungen.

Leistung: Recruiting und BewerbermanagementDazu passt: Wissensmanagement und Firmenwissen

Anleitung: Stellenanzeigen in Minuten, Onboarding-Unterlagen in sechs Sprachen: was KI im Recruiting darfAnleitung: Onboarding & Wissensdokumentation mit KI: internes Firmenwissen nutzbar machen

Tischlerei, Möbel und Innenausbau · 14 Mitarbeiter · Bayern

Aus Skizze, Fotos und Maßen des Kunden wird der Angebotsentwurf aus dem eigenen Positionskatalog.

Vorher

Kunden schicken eine Handskizze, drei Fotos und Maße per Mail. Der Meister rechnet abends: Material, Beschläge, Stunden, aus Erfahrung und aus dem letzten ähnlichen Auftrag, den er suchen muss.

Was jetzt läuft

Die KI liest Skizze und Maße, schlägt Positionen aus dem Katalog vor, zieht Materialpreise aus der Lieferantenliste und den letzten ähnlichen Auftrag als Vergleich. Der Meister prüft die markierten Zeilen und schickt. Der Kunde landet mit Vorgang im CRM, das Nachfassen läuft von selbst.

Leistung: Angebote automatisierenDazu passt: CRM automatisieren

Anleitung: Angebote aus Aufmaß und Foto: wie der Meister abends nicht mehr tipptAnleitung: Der Besuchsbericht wird im Auto diktiert: CRM-Pflege, Aufgaben und Angebotsentwurf, bevor der Außendienst zurück ist

Fördertechnik · 48 Mitarbeiter · Ostwestfalen

Eine Kunden-Stückliste wird auf die eigenen Module abgebildet, das Angebot steht in Tagen statt Wochen.

Vorher

Anfragen kommen als Excel-Stückliste plus ein paar Skizzen. Zwei Konstrukteure lesen, ordnen Positionen den eigenen Modulen zu, suchen Altkalkulationen, schreiben das Angebot. Drei Wochen, in denen der Wettbewerber schon geantwortet hat.

Was jetzt läuft

Ein Modell im Haus liest die Stückliste, ordnet jede Position einem Modul zu, zieht die Altkalkulation dazu und markiert, was neu ist. Die Konstrukteure arbeiten die Markierungen ab. Die Liste bleibt im Haus, weil der Kunde es so verlangt.

Leistung: Angebote automatisierenDazu passt: Individuelle KI-LösungDazu passt: Dokumente und Verträge verarbeiten

Anleitung: Ausschreibungen vorkalkulieren: hunderte LV-Positionen, in der eigenen Struktur, an einem VormittagAnleitung: Die eigene Wissensbasis im Haus: vom Archiv zum Modell, das Ihre Dokumente kennt, Schritt für Schritt

Stadtwerke · 120 Mitarbeiter · Sachsen

Zählerstände kommen als Foto, werden gelesen, plausibilisiert und verbucht, Rückfragen nur bei Abweichung.

Vorher

Zur Jahresablesung schicken Kunden Fotos vom Zähler per Mail und Portal, oft schief, unscharf, mit Spiegelung. Der Kundenservice liest ab, tippt ein und ruft bei unklaren Bildern an.

Was jetzt läuft

Eine eigene KI liest den Zählerstand aus dem Foto, prüft ihn gegen Vorjahr und Verbrauchsprofil und verbucht plausible Werte. Bei Abweichung oder unlesbarem Bild geht eine konkrete Rückfrage an den Kunden. Fotos werden nach der Verarbeitung gelöscht.

Leistung: Individuelle KI-LösungDazu passt: Kundenservice und Support

Anleitung: Der Kunde schickt ein Foto: Bilderkennung im Betrieb, vom Ersatzteil bis zum ZählerstandAnleitung: Kundenservice-Chatbot im Mittelstand richtig aufsetzen: Wissensbasis und Eskalation

Druckerei · 45 Mitarbeiter · Nordrhein-Westfalen

Kunden-Druckdaten werden geprüft und die Rückfrage geschrieben, bevor ein Mensch die Datei öffnet.

Vorher

Jede dritte Druckdatei hat einen Fehler: Beschnitt fehlt, Farbraum falsch, Auflösung zu niedrig, Schrift nicht eingebettet. Die Druckvorstufe prüft von Hand und schreibt die Rückfrage, oft am Tag vor dem Drucktermin.

Was jetzt läuft

Eine KI prüft jede eingehende Datei gegen die Anforderungen des gebuchten Produkts, erzeugt einen Prüfbericht in Kundensprache und schreibt die Rückfrage mit konkretem Hinweis, was zu ändern ist. Saubere Dateien gehen direkt in die Vorstufe.

Leistung: Individuelle KI-LösungDazu passt: Kundenservice und Support

Anleitung: Der Kunde schickt ein Foto: Bilderkennung im Betrieb, vom Ersatzteil bis zum Zählerstand

Metallverarbeitung, Automotive-Zulieferer · 150 Mitarbeiter · Thüringen

Prüfprotokolle aus Handschrift und Fotos werden strukturiert, Abweichungen sofort erkannt, nichts verlässt das Werk.

Vorher

Prüfer notieren Maße auf Papierprotokollen, fotografieren Teile, heften ab. Die Qualitätssicherung überträgt in Tabellen, Trends fallen erst beim Audit auf, und Kundenzeichnungen dürfen das Werk nicht verlassen.

Was jetzt läuft

Ein Modell auf eigener Hardware liest Protokolle und Fotos, schreibt Messwerte strukturiert ins QS-System, vergleicht mit Toleranzen und meldet Abweichungen am selben Tag. Zeichnungen und Werte bleiben im Werk, wie es die Kundenverträge verlangen.

Leistung: Individuelle KI-LösungDazu passt: Dokumente und Verträge verarbeiten

Anleitung: Die eigene Wissensbasis im Haus: vom Archiv zum Modell, das Ihre Dokumente kennt, Schritt für Schritt

Fitnessstudio-Kette · 8 Studios · Nordrhein-Westfalen

Posts, Newsletter und Kursankündigungen entstehen aus dem Kursplan, die Studioleitung gibt frei.

Vorher

Acht Studios, acht Instagram-Konten, ein Marketing-Mitarbeiter. Kursänderungen, Aktionen und Neueröffnungen werden je Studio von Hand gepostet oder gar nicht. Der Newsletter geht raus, wenn Zeit ist.

Was jetzt läuft

Kursplan und Aktionskalender speisen den Ablauf: Posts je Studio in dessen Ton, Newsletter-Entwurf pro Monat, Erinnerungen an Mitglieder, die lange nicht da waren, aus dem Mitgliedersystem. Realistische KI-Bilder werden gekennzeichnet, die Studioleitung gibt frei.

Leistung: Marketing und Content automatisierenDazu passt: CRM automatisieren

Anleitung: Content als Ablauf: Briefing, Entwurf, Freigabe, Ausspielung, Kennzeichnung. Schritt für Schritt

Industriezulieferer, Verbindungstechnik · 200 Mitarbeiter, 6.000 Artikel · Baden-Württemberg

Datenblätter, Produkttexte und Übersetzungen entstehen aus dem PIM, in fünf Sprachen, mit einem Glossar.

Vorher

Datenblätter werden in Word gepflegt, Übersetzungen extern beauftragt, Produkttexte im Shop stammen aus drei Jahrzehnten. Ein neuer Artikel braucht Wochen, bis er in allen Sprachen sauber online ist.

Was jetzt läuft

Aus den strukturierten Artikeldaten im PIM erzeugt der Ablauf Datenblatt, Shop-Text und Kurzfassung, übersetzt mit einem gepflegten Fachglossar je Sprache und legt alles zur Stichprobenfreigabe vor. Was in den Daten nicht steht, wird nicht behauptet.

Leistung: Marketing und Content automatisierenDazu passt: Dokumente und Verträge verarbeiten

Anleitung: Produkttexte und Datenblätter für tausende Artikel: aus dem PIM, in fünf Sprachen, mit Freigabe je Stichprobe

Bauunternehmen, Hochbau · 120 Mitarbeiter · Bayern

Bauleiter fragen nach Normen, Hausstandards und vergangenen Baustellen und bekommen die Antwort mit Quelle.

Vorher

Wie wurde das Detail beim letzten Projekt gelöst? Welche Ausführung hat der Bauherr damals abgenommen? Die Antwort steht in Projektakten, Fotos und Mails, und der Bauleiter, der es weiß, ist auf einer anderen Baustelle.

Was jetzt läuft

Projektakten, Abnahmeprotokolle, Fotos und die eigenen Ausführungsstandards liegen in einer Wissensbasis auf dem eigenen Server. Bauleiter fragen vom Tablet aus und bekommen Antwort mit Verweis auf Akte und Foto. Neue Projekte füttern die Basis automatisch.

Leistung: Wissensmanagement und FirmenwissenDazu passt: Dokumente und Verträge verarbeiten

Anleitung: Servicewissen sichern, bevor der Senior geht: vom Kopf in die Wissensbasis, in acht WochenAnleitung: Die eigene Wissensbasis im Haus: vom Archiv zum Modell, das Ihre Dokumente kennt, Schritt für Schritt

Managed Service Provider · 35 Mitarbeiter · Hamburg

Runbooks und Ticket-Historie antworten im Ticket, bevor der Techniker den Kollegen fragt.

Vorher

Ein Kundensystem meldet einen Fehler, den ein Kollege vor einem Jahr schon gelöst hat. Die Lösung steht in einem geschlossenen Ticket, das niemand findet. Der Techniker fängt von vorn an oder ruft den Senior an.

Was jetzt läuft

Runbooks, Dokumentation und die Ticket-Historie je Kunde bilden eine Wissensbasis. Öffnet ein Techniker ein Ticket, schlägt das System die passenden früheren Fälle und Schritte vor, mit Verweis. Die Lösung wandert nach Abschluss automatisch zurück in die Basis.

Leistung: Wissensmanagement und FirmenwissenDazu passt: Workflow Automation und Systeme verbinden

Anleitung: Servicewissen sichern, bevor der Senior geht: vom Kopf in die Wissensbasis, in acht WochenAnleitung: Der interne Fragen-Bot: HR, IT und Vertrieb antworten aus einer Wissensbasis, mit Quelle und Version

Zulieferer, Präzisionsteile · 80 Mitarbeiter · Nordrhein-Westfalen

Wenn Einkäufer ChatGPT nach Lieferanten fragen, steht der Betrieb in der Antwort, mit Quelle.

Vorher

Die Website beschreibt seit zehn Jahren „Qualität und Zuverlässigkeit“. Einkäufer fragen inzwischen ChatGPT oder Perplexity nach Lieferanten für ein Verfahren, und die Antwort nennt drei Wettbewerber mit konkreten Seiten zu Toleranzen, Losgrößen und Lieferzeiten.

Was jetzt läuft

Für die zwanzig Fragen, die Einkäufer stellen, gibt es je eine Antwortseite mit Zahlen, Verfahren und Grenzen, dazu strukturierte Daten, eine llms.txt und jede Seite als Markdown. Monatlich werden dieselben Fragen an vier KI-Systeme gestellt und protokolliert, ob der Betrieb genannt wird.

Leistung: KI-Sichtbarkeit, SEO und GEODazu passt: Marketing und Content automatisieren

Anleitung: In ChatGPT, Perplexity und Google AI Overviews gefunden werden: KI-Sichtbarkeit Schritt für Schritt

Personaldienstleister · 60 Mitarbeiter, 3 Standorte · Hamburg

Die KI-Übersicht bei Google nennt den Dienstleister für die Region, und die Fragen der Kandidaten beantwortet die Seite selbst.

Vorher

Kandidaten und Kunden googeln „Zeitarbeit Hamburg Pflege“ und bekommen oben eine KI-Übersicht, in der zwei Ketten stehen. Die eigene Seite hat Standortadressen, aber keine Antwort auf Gehalt, Ablauf, Vertragsdauer.

Was jetzt läuft

Je Standort und Berufsgruppe eine Seite, die die häufigsten Fragen in den ersten Zeilen beantwortet, gepflegte Google-Unternehmensprofile mit echten Bewertungen, ein Assistent auf der Seite, der aus denselben Antworten Kandidatenfragen beantwortet und bei Bewerbungen an einen Menschen übergibt.

Leistung: KI-Sichtbarkeit, SEO und GEODazu passt: Kundenservice und Support

Anleitung: In ChatGPT, Perplexity und Google AI Overviews gefunden werden: KI-Sichtbarkeit Schritt für SchrittAnleitung: Kundenservice-Chatbot im Mittelstand richtig aufsetzen: Wissensbasis und Eskalation