E-Mail-Automation und Postfach-Triage
Vorgänge gehen in der Mail-Flut unter, und der Kunde merkt es vor Ihnen. Wir sortieren vor und bereiten Antworten vor.
Wonach gesucht wird: E-Mail automatisieren, Postfach sortieren, Mail-Triage
Die Lage
Das Sammelpostfach ist die eigentliche Warteschlange des Betriebs, und niemand ist dafür zuständig.
Zwischen Newsletter und Werbung liegt die Anfrage, die heute beantwortet werden müsste.
Wer im Urlaub war, braucht einen halben Tag, um wieder Anschluss zu finden.
Was wir bauen
/ 01
Vorsortieren nach Vorgang
Anfrage, Bestellung, Reklamation, Rechnung, Werbung. Jede Mail bekommt eine Zuordnung und landet bei der Person oder im Ordner, wo sie hingehört, samt Dringlichkeit.
/ 02
Antwortentwurf mit Bezug
Für die wiederkehrenden Fälle entsteht ein Entwurf, der den Vorgang kennt: Bestellnummer, letzter Stand, offene Frage. Abschicken bleibt ein Klick von einem Menschen.
/ 03
Nichts fällt hinten runter
Was ohne Antwort liegen bleibt, meldet sich. Nicht als weitere Mail an alle, sondern als Liste bei der Person, die zuständig ist.
Was wir nicht automatisieren
Der ehrlichste Teil jedes Projekts. Links steht, was ein System übernehmen kann, rechts, was bei einem Menschen bleibt.
| Übernimmt das System | Bleibt beim Menschen | |
|---|---|---|
| Sortieren | Zuordnen, priorisieren, Dubletten zusammenführen | Löschen. Auch keine Werbung |
| Antworten | Entwurf für den Standardfall | Selbstständig versenden an Kunden |
| Beschwerden und Kündigungen | Erkennen und nach oben priorisieren | Beantworten. Das macht ein Mensch |
| Anhänge | Auslesen und dem Vorgang zuordnen | Zahlungsrelevantes ungeprüft weiterverarbeiten |
Häufige Fragen
- Liest die KI dann alle unsere Mails?
- Sie verarbeitet, was Sie freigeben, und das ist eine bewusste Entscheidung pro Postfach. Persönliche Postfächer bleiben in der Regel außen vor, Sammelpostfächer sind der sinnvolle Anfang. Was verarbeitet wird, gehört ins Verarbeitungsverzeichnis, und wenn es Beschäftigtendaten berührt, an den Betriebsrat.
- Wie viel Zeit spart das realistisch?
- Bei der Klassifizierung liegen 50 bis 80 Prozent drin, weil das eine gut abgrenzbare Aufgabe ist. Beim Antworten ist der Wert kleiner, weil das Prüfen bleibt. Rechnen Sie selbst nach: der Rechner auf dieser Seite nimmt Ihre Mailmenge und Ihre Vollkosten und legt die Formel offen.
- Was passiert bei einer Mail, die in kein Muster passt?
- Sie geht unsortiert an einen Menschen, mit dem Hinweis, dass keine Zuordnung möglich war. Ein System, das im Zweifel rät, verliert genau die Vorgänge, die wichtig sind, denn die Ausnahme ist selten der Standardfall.
Die Anleitung dazu
Diese Seite ist unser Angebot. Wenn Sie es lieber selbst versuchen, steht der Weg im Wissen-Bereich.
Der passende Einstieg
Routine abgeben
Für Unternehmen, deren Teams jeden Tag die gleichen Handgriffe machen.