Müssen wir vorher alles dokumentieren?

Nein, das ist der Punkt. Genau daran scheitern Wissensprojekte seit dreißig Jahren. Wir setzen auf dem auf, was schon da ist, auch wenn es unordentlich ist, und schreiben nur das nach, was für den ersten Anwendungsfall wirklich fehlt.

Bleiben unsere Dokumente im Haus?

Wenn Sie das wollen, ja. Für Betriebe mit sensiblen Konstruktions- oder Mandantendaten bauen wir auf eigener Hardware oder in einer deutschen Cloud. Das kostet mehr und ist in manchen Branchen die einzige Variante, die überhaupt zur Diskussion steht.

Was, wenn die Suche etwas Falsches behauptet?

Deshalb steht unter jeder Antwort die Fundstelle. Wer die Quelle nicht sieht, kann die Antwort nicht prüfen, und eine ungeprüfte Antwort im Betrieb ist schlimmer als keine. Findet das System nichts Passendes, sagt es das, statt zu formulieren.

Anwendungsfall / 08

Wissensmanagement und Firmenwissen

Das Wissen liegt in Köpfen, Ordnern und alten Mails. Wir machen es durchsuchbar, ohne dass jemand ein Handbuch schreiben muss.

Wonach gesucht wird: Firmenwissen durchsuchbar machen, Wissensmanagement KI

Die Lage

Die Antwort steht irgendwo. Nur weiß niemand, in welchem Ordner.

Zwei Personen wissen, wie es wirklich läuft. Eine geht nächstes Jahr in Rente.

Neue brauchen ein halbes Jahr, bis sie ohne Rückfragen arbeiten können.

Was wir bauen

/ 01

Suche im eigenen Material

Verträge, Protokolle, Handbücher, alte Angebote, das Laufwerk. Eine Frage in normaler Sprache, eine Antwort mit Quellenangabe und dem Absatz, aus dem sie stammt.

/ 02

Wissen aus Gesprächen aufschreiben

Was nirgends steht, wird abgefragt statt erfunden: Gespräche mit denen, die es wissen, werden zu Einträgen, die man nachlesen kann. Am Ende steht, was bisher nur gedacht wurde.

/ 03

Rechte bleiben Rechte

Wer ein Dokument heute nicht öffnen darf, bekommt es auch über die Suche nicht. Die Berechtigungen des Quellsystems gelten weiter, sonst baut man mit der Suche ein Leck.

Was wir nicht automatisieren

Der ehrlichste Teil jedes Projekts. Links steht, was ein System übernehmen kann, rechts, was bei einem Menschen bleibt.

	Übernimmt das System	Bleibt beim Menschen
Antworten	Aus dem eigenen Material, mit Fundstelle	Antworten, wenn nichts Passendes gefunden wurde
Zugriff	Bestehende Berechtigungen übernehmen	Einen Index bauen, der Rechte umgeht
Personalakten und Sensibles	Bewusst ausschließen	Alles indexieren, was technisch erreichbar ist
Veraltete Dokumente	Stand und Datum mit ausgeben	Alte Fassung als geltend darstellen

Was dabei herauskam

Wiederkehrende Fragen brauchen kein neues Schreiben

Hausverwaltung, 23 Mitarbeiter, Ruhrgebiet.

Hausordnung, Protokolle und Bestand in einem Netz. Antwortvorschlag an die Verwaltung, Versand bleibt beim Menschen.

Häufige Fragen

Müssen wir vorher alles dokumentieren?: Nein, das ist der Punkt. Genau daran scheitern Wissensprojekte seit dreißig Jahren. Wir setzen auf dem auf, was schon da ist, auch wenn es unordentlich ist, und schreiben nur das nach, was für den ersten Anwendungsfall wirklich fehlt.
Bleiben unsere Dokumente im Haus?: Wenn Sie das wollen, ja. Für Betriebe mit sensiblen Konstruktions- oder Mandantendaten bauen wir auf eigener Hardware oder in einer deutschen Cloud. Das kostet mehr und ist in manchen Branchen die einzige Variante, die überhaupt zur Diskussion steht.
Was, wenn die Suche etwas Falsches behauptet?: Deshalb steht unter jeder Antwort die Fundstelle. Wer die Quelle nicht sieht, kann die Antwort nicht prüfen, und eine ungeprüfte Antwort im Betrieb ist schlimmer als keine. Findet das System nichts Passendes, sagt es das, statt zu formulieren.