Vorlagen

Drei Vorlagen, ohne Anmeldung.

Eine KI-Nutzungsrichtlinie, ein KI-Inventar mit den Feldern aus KI-Verordnung und DSGVO und ein Schulungsnachweis nach Art. 4 KI-VO. Zum Herunterladen als DOCX, PDF und CSV, ohne E-Mail-Adresse.

Stand:

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KI-Nutzungsrichtlinie (Muster)

Regeln für Mitarbeiter in zwei Seiten: welche Werkzeuge, welche Daten, wer kontrolliert.

DOCX: zum Bearbeiten in Word · PDF: zum Lesen

Für Betriebe, in denen Mitarbeiter schon mit KI arbeiten, oft ohne Absprache. Die Richtlinie schafft Klarheit, bevor Kundendaten in einem privaten Konto landen, und ist die Grundlage für Schulung und Inventar.

  • Geltungsbereich und freigegebene Werkzeuge (Tabelle zum Ausfüllen)
  • Vier Datenklassen mit der Regel, was in welches Werkzeug darf
  • Verbote, Kontrolle der Ergebnisse, Kennzeichnung nach Art. 50 KI-VO
  • Schulung nach Art. 4 KI-VO, Meldeweg bei Vorfällen, Mitbestimmung

KI-Nutzungsrichtlinie aufsetzen · Schatten-KI einfangen

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KI-Inventar (Vorlage)

Eine Zeile je KI-Werkzeug, mit allen Feldern aus KI-Verordnung und DSGVO.

CSV: öffnet in Excel, eine Spalte je Feld · DOCX: Feldliste zum Bearbeiten · PDF: zum Lesen

Für jeden, der nachweisen will, welche KI im Haus läuft, in welcher Rolle und auf welcher Rechtsgrundlage. Das Inventar beantwortet die ersten Fragen einer Aufsichtsbehörde und eines Kunden-Audits.

  • Rolle (Betreiber oder Anbieter) und Risikostufe nach KI-VO mit Begründung
  • Transparenz nach Art. 50 und Schulung nach Art. 4
  • Personenbezug, Rechtsgrundlage, AVV, Datenstandort, Training, DSFA, Verarbeitungsverzeichnis
  • Menschliche Kontrolle, Betriebsrat, Überarbeitungsdaten, mit einer ausgefüllten Beispielzeile

Betreiber nach KI-VO · KI-Tools im DSGVO-Check

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KI-Schulungsnachweis (Muster)

Teilnahmeliste mit Inhalten und Bestätigung, für die Dokumentation nach Art. 4 KI-VO.

DOCX: zum Bearbeiten in Word · PDF: zum Ausdrucken

Art. 4 KI-VO verlangt Maßnahmen zur KI-Kompetenz, keine bestimmte Schulungsform. Dieses Muster hält fest, wer wann zu welchen Inhalten geschult wurde. Es bestätigt die Teilnahme und bescheinigt kein Kompetenzniveau.

  • Angaben zur Maßnahme: Datum, Dauer, Format, Zielgruppe, eingesetzte Werkzeuge
  • Inhalte zum Ankreuzen, von Grenzen der KI bis zum Meldeweg
  • Teilnehmerliste mit Unterschrift
  • Bestätigung der verantwortlichen Person

KI-Kompetenz nach Art. 4 · KI-Werkstatt: Schulung in Präsenz

Die Vorlagen sind Muster zur Orientierung und keine Rechtsberatung. Sie ersetzen nicht die Beurteilung Ihres Einzelfalls durch Ihren Datenschutzbeauftragten oder eine Kanzlei. Eine KI-Nutzungsrichtlinie kann mitbestimmungspflichtig sein; besteht ein Betriebsrat, stimmen Sie sie mit ihm ab. DropD. übernimmt keine Haftung für die Verwendung der Vorlagen. Stand der Rechtslage: 27. Oktober 2026.