KI im Unternehmen einführen, in neun Schritten.
Erst Abläufe aufschreiben, dann Regeln und Daten klären, dann das Werkzeug wählen, und mit einem einzigen Ablauf als Pilot beginnen. Wer mit dem Werkzeug anfängt, kauft Lizenzen für Probleme, die niemand aufgeschrieben hat.
Stand:
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Abläufe aufschreiben, bevor Sie Werkzeuge kaufen
Der beste Einstieg ist nicht die Frage, welches KI-Werkzeug passt, sondern wo im Betrieb Zeit in wiederkehrenden Handgriffen steckt: Angebote, Postfach, Belege, Datenübertrag zwischen Systemen. Schreiben Sie zwei oder drei solcher Abläufe Schritt für Schritt auf, mit Mengen pro Woche und der Person, die sie heute erledigt. Daraus ergibt sich, wo KI hilft und wo eine einfache Automatisierung ohne KI reicht.
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Schatten-KI einfangen und eine Nutzungsrichtlinie setzen
In den meisten Betrieben nutzen Mitarbeiter längst KI, oft mit privaten Konten. Verbieten hilft selten. Wirksamer ist eine kurze Richtlinie: welche Werkzeuge freigegeben sind, welche Daten nie hineingehören, wer Ergebnisse prüft und wen man fragt. Dazu ein freigegebenes Werkzeug mit Geschäftsvertrag, damit niemand ausweichen muss.
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Daten einordnen: was darf in welches Werkzeug
Teilen Sie Ihre Daten in wenige Klassen: öffentlich, intern, vertraulich, personenbezogen oder besonders schutzbedürftig. Für jede Klasse legen Sie fest, ob sie in ein Cloud-Werkzeug mit Vertrag, nur in eine EU- oder deutsche Umgebung oder nur auf eigene Server darf. Diese Einteilung entscheidet später fast jede Werkzeugfrage von selbst.
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Werkzeug und Hosting wählen
Erst jetzt kommt die Werkzeugwahl: ein Assistent für alle, eine Anbindung an vorhandene Systeme oder ein eigenes Modell im Haus. Prüfen Sie für jedes Werkzeug Datenstandort, Auftragsverarbeitungsvertrag und Training mit Eingaben. Bauen Sie Anbindungen so, dass das Modell austauschbar bleibt.
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Recht klären: DSGVO und KI-Verordnung
Für jedes Werkzeug mit Personenbezug brauchen Sie einen Auftragsverarbeitungsvertrag, eine Rechtsgrundlage und je nach Risiko eine Datenschutz-Folgenabschätzung. Nach der KI-Verordnung sind Sie meist Betreiber. Pflicht sind dann KI-Kompetenz und, wo KI nach außen spricht, die Kennzeichnung. Halten Sie alles in einem KI-Inventar fest.
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Betriebsrat früh einbinden
Gibt es einen Betriebsrat, hat er bei KI-Werkzeugen, die Verhalten oder Leistung überwachen können, ein Mitbestimmungsrecht (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG). Wer ihn erst am Ende fragt, verliert Monate. Wer ihn am Anfang einbindet, bekommt oft die besten Hinweise, wo die Arbeit wirklich hakt.
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Mitarbeiter befähigen
Art. 4 KI-VO verlangt Maßnahmen für die KI-Kompetenz aller, die mit KI arbeiten. Praktisch heißt das: Schulung nach Rolle, an den eigenen Abläufen statt an Beispielen aus dem Internet, und ein Nachweis, wer wann teilgenommen hat.
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Einen Ablauf als Pilot bauen
Starten Sie mit einem Ablauf, der oft vorkommt, klare Eingaben hat und bei dem ein Fehler nicht teuer wird, etwa die Vorsortierung des Postfachs oder der erste Angebotsentwurf. Bauen Sie einen Freigabeschritt ein: Die KI bereitet vor, ein Mensch entscheidet. Messen Sie vorher und nachher dieselbe Größe.
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Übergeben und ausrollen
Ein Pilot ist erst fertig, wenn ihn jemand im Haus betreiben kann: dokumentiert, mit Fehlermeldung und einem Ansprechpartner. Danach folgt der nächste Ablauf. Prüfen Sie vor größeren Schritten, ob ein Förderprogramm passt, und stellen Sie den Antrag vor dem Auftrag.
Wenn Sie es nicht allein machen wollen
Im Erstgespräch sortieren wir, welcher Ablauf bei Ihnen der richtige Pilot ist, und sagen auch, wenn KI an dieser Stelle nicht lohnt.