Workflow-Automatisierung
Workflow-Automatisierung ist das Verbinden von Programmen und Arbeitsschritten zu einem Ablauf, der auf ein Ereignis hin selbstständig läuft, etwa vom Eingang einer E-Mail bis zum angelegten Auftrag im ERP, ohne dass ein Mensch Daten von Hand überträgt.
Stand:
Auch: Prozessautomatisierung, Workflow Automation
Ein Workflow besteht aus einem Auslöser und mehreren Schritten. Auslöser kann eine neue Mail sein, ein Formular, ein Termin im Kalender oder eine feste Uhrzeit. Die Schritte lesen Daten, rechnen, entscheiden nach Regeln und schreiben das Ergebnis in das nächste System. Werkzeuge wie n8n, Make oder Power Automate stellen dafür fertige Verbindungen zu gängiger Software bereit.
KI erweitert das, was sich automatisieren lässt. Früher scheiterte die Automatisierung oft an unstrukturierten Eingaben: einer Bestellung als PDF, einer Kundenmail in freier Form, einem Foto vom Lieferschein. Ein Sprachmodell kann diese Eingaben lesen und in Felder übersetzen, die der Rest des Workflows verarbeitet. Die Entscheidung, was mit dem Ergebnis passiert, bleibt eine Regel, die Sie festlegen.
Der häufigste Fehler ist, den bestehenden Ablauf eins zu eins zu automatisieren. Lohnender ist es, ihn vorher einmal aufzuschreiben und Schritte zu streichen, die nur existieren, weil früher jemand Daten abtippen musste. Wichtig sind außerdem eine Fehlerbenachrichtigung und eine Stelle, an der ein Mensch eingreift, wenn die KI unsicher ist.