Stundenzettel in Handschrift: ein Elektrobetrieb mit 100 Leuten lässt sie lesen und gegen die Spesenregeln prüfen
Monteure schreiben auf Papier, das Büro entziffert, rechnet Pauschalen nach und tippt ab. Ein belegter Fall aus Sachsen-Anhalt, 95 Prozent Erkennungsquote, und warum das Prüfen wichtiger ist als das Lesen.
Der Vertrag liegt als PDF im Anhang, der Rapportzettel als Foto, der Stundennachweis als Handschrift. Dokumente verarbeiten heißt in den meisten Betrieben: Ein Mensch liest, ein Mensch tippt, ein zweiter prüft. Ein Elektrobetrieb hat die ersten beiden Schritte abgegeben. Nicht unser Kunde, belegt.
Der Betrieb: 100 Monteure, Papier, Excel
L&W Elektro- und Datentechnik, 100 Mitarbeiter in Sachsen-Anhalt. Die Monteure schrieben ihre Stunden auf Papiervorlagen, die Zettel wurden wöchentlich oder monatlich gescannt und ans Büro geschickt. Dort entzifferten mehrere Leute die Handschrift, rechneten Fahrt- und Übernachtungspauschalen nach und übertrugen alles in die Verwaltungssoftware. Die Qualität der Zettel schwankte stark, die Arbeit war fehleranfällig und band Leute, die anderes zu tun hatten.
Was gebaut wurde: lesen und prüfen in einem Schritt
Mit dem Mittelstand-Digital Zentrum Magdeburg wurde ein Sprachmodell so konfiguriert, dass es die handschriftlichen Einträge in eine Excel-Tabelle überträgt. Der Unterschied zu klassischer Texterkennung liegt im zweiten Schritt: Jeder Eintrag wird gegen die hinterlegten Regeln geprüft, Entfernungspauschale, Überstunden, Zuschläge. Das Modell liest also nicht nur, es rechnet nach, was vorher das Büro nachrechnete. Anonymisierte Betriebsvorlagen fangen die Varianten der Zettel ab, mit denen jede Texterkennung sonst kämpft.
Ergebnis: 95 Prozent der handschriftlichen Einträge korrekt erkannt. Der Aufwand: rund 25 Expertenstunden des Zentrums und drei Workshops mit dem Betrieb von zusammen 15 Stunden. Der Geschäftsführer sagt, das Verständnis für Möglichkeiten und Grenzen zwischen Automatisierung und KI sei durch die Zusammenarbeit klarer geworden. Das ist ein bescheidener Satz für einen Betrieb, der gerade eine Wochenarbeit abgegeben hat. Quelle: Mittelstand-Digital Zentrum Magdeburg, ähnliche Szenarien, die wir daraus bauen.
Warum der Fall mehr ist als Texterkennung
- Die Regeln stehen im System, nicht im Kopf. Bevor das Modell prüfen konnte, mussten Pauschalen und Zuschläge aufgeschrieben werden. Das ist die Arbeit, die den Betrieb unabhängig von der einen Sachbearbeiterin macht, die alles wusste.
- 95 Prozent heißt 5 Prozent Mensch. Die restlichen Einträge landen auf einem Stapel, den jemand ansieht. Das ist das Design, nicht der Fehler.
- Die Vorlage schlägt das Modell. Ein Teil der Erkennungsquote kommt nicht aus der KI, sondern daraus, dass die Zettel eine Struktur haben, die das Modell kennt.
Wo die Grenze liegt
Stundennachweise sind Beschäftigtendaten. Ein System, das sie liest, darf sie erfassen und gegen Regeln prüfen. Es darf nicht auswerten, wer wie schnell arbeitet oder wer auffällig oft Überstunden schreibt, das wäre Leistungskontrolle und ohne Betriebsrat nicht zulässig. Welche Daten überhaupt in ein Modell dürfen, und in welches, steht in Datenklassifizierung vor der KI-Einführung. Die Freigabe der Lohnabrechnung bleibt beim Menschen, aus demselben Grund wie bei Belegen.
Was das für Ihren Betrieb heißt
Wenn bei Ihnen Rapportzettel, Lieferscheine, Verträge oder Aufmaße als Papier oder PDF ankommen und jemand die Felder abtippt, ist das die Stelle. Was wir daraus bauen: Dokumente und Verträge verarbeiten.
Weitere Einsatzszenarien aus dem Mittelstand: Referenzen. Erstgespräch: Beratung.