Belege, die sich selbst erfassen: eine Handwerksgruppe, ein Bauunternehmen und ein Verband mit zwei Leuten

Belege türmen sich, Beträge werden abgetippt, das Steuerbüro fragt jeden Monat dieselben Dinge. Drei Betriebe unterschiedlicher Größe haben die Erfassung abgegeben und die Freigabe behalten. Keiner unser Kunde, alle drei belegt.

Die Handwerksgruppe: 98 Prozent von 250 Rechnungen

Eine Handwerksgruppe mit 45 Mitarbeitern in Hamburg-Eimsbüttel bekam rund 250 Eingangsrechnungen im Monat. Jede wurde abgetippt. Skontofristen verstrichen, weil niemand sie im Blick hatte, und das Steuerbüro fragte nach, was fehlte.

Heute werden die Belege erkannt, vorkontiert und zur Freigabe vorgelegt. 98 Prozent laufen ohne Abtippen durch. Der Nebeneffekt, den der Fallbericht nennt, ist der interessantere: 3.500 Euro zusätzliches Skonto, weil die Frist jetzt sichtbar ist. Die Investition hatte sich nach fünf Monaten bezahlt. Quelle: hagel IT, Fallbericht, ähnliche Szenarien, die wir daraus bauen.

Das Bauunternehmen: vier Workflows, ein Tag pro Woche

Ein Bauunternehmen mit 150 Mitarbeitern hatte in der Buchhaltung vier getrennte Handgriffe über mehrere Schreibtische: Belegeingang, Zuordnung, Freigabe, Abgleich. Die vier Schritte laufen heute als Kette, die Finanzleitung gibt frei. Im O-Ton der Finanzleitung: seitdem in der Buchhaltung einen ganzen Arbeitstag pro Woche gespart.

Der Satz davor im Fallbericht ist der, den wir unterschreiben: Es scheitert fast nie an der Technik, sondern daran, dass der Prozess vor der Automatisierung unklar war. Vier Workflows setzen voraus, dass vorher jemand vier Schritte aufgeschrieben hat. Quelle: hagel IT, Kundenstimme, ähnliche Szenarien, die wir daraus bauen.

Der Verband: zwei Leute, 150 Mitgliedsfirmen, 150 Euro

Der Allgemeine Arbeitgeberverband der Wirtschaft für Sachsen-Anhalt hat zwei Mitarbeiter und vertritt über 150 Mitgliedsfirmen. Die Mitgliedsrechnungen wurden im Office-Programm erzeugt, einzeln als PDF gespeichert, je Mitglied abgelegt und einzeln per Mail verschickt.

Mit dem Mittelstand-Digital Zentrum Magdeburg entstand ein Add-in, das die PDF-Rechnungen aus den Serienbrieffeldern erzeugt, mitgliedsspezifisch ablegt und gesammelt mit dem jeweiligen Anhang verschickt. Der Geschäftsführer rechnet mit weniger als der Hälfte des internen Aufwands und einer Amortisation binnen eines Quartals. Die Software kostete 150 Euro netto. Keine KI, drei Workshops, ein Add-in. Quelle: Mittelstand-Digital Zentrum Magdeburg, ähnliche Szenarien, die wir daraus bauen.

Wir nennen den Fall absichtlich neben den beiden großen. Nicht jeder Belegprozess braucht ein Modell. Manchmal braucht er einen Serienbrief, der weiß, wohin er gehört.

Das Muster hinter den drei Fällen

• Erfassen automatisch, freigeben von Hand. Alle drei behalten die Freigabe beim Menschen. Das ist nicht Vorsicht, das ist GoBD: Wer bucht, verantwortet, und die Verantwortung lässt sich nicht an ein System delegieren.
• Die Frist ist der Gewinn. Bei der Handwerksgruppe kam das Geld nicht aus der gesparten Tipparbeit, sondern aus Skonto, das vorher liegen blieb. Sichtbarkeit ist der erste Effekt jeder Belegautomatisierung, Zeit der zweite.
• Prozess vor Technik. Vier Workflows im Bauunternehmen waren vorher vier aufgeschriebene Schritte. Wer das überspringt, automatisiert Chaos.

Wo die Grenze liegt

Kontierung und Zahlungsfreigabe bleiben beim Menschen, Vier-Augen-Prinzip bleibt. Ein System, das selbst bucht und selbst überweist, ist kein Effizienzgewinn, sondern ein Haftungsfall. Wie das mit GoBD und Freigabe-Schritt aussieht, steht in Belegerfassung und Vorkontierung mit KI.

Was das für Ihren Betrieb heißt

Zählen Sie Ihre Eingangsrechnungen im Monat und die Skontofristen, die im letzten Quartal verstrichen sind. Die zweite Zahl ist meistens die überzeugendere. Was wir daraus bauen: Rechnungen und Belege verarbeiten.

Weitere Einsatzszenarien aus dem Mittelstand: Referenzen. Erstgespräch: Beratung.