Angebote aus Altpositionen: drei Betriebe, bei denen die Kalkulation nicht mehr an einer Person hängt
Ein Werbegeschenke-Händler, ein Flugzeugumbauer und ein Zerspaner mit 18 Leuten. Was sie gebaut haben, damit das Angebot aus dem eigenen Bestand entsteht, und wo der Mensch bleibt.
Der Angebotsdurchlauf dauert Tage, und der Grund ist fast immer derselbe: Die Kalkulation hängt an einer Person, die weiß, wie der letzte ähnliche Auftrag gerechnet wurde. Ist sie im Urlaub, wartet der Kunde. Geht sie in Rente, wartet der ganze Betrieb.
Drei Betriebe haben genau diese Stelle umgebaut. Keiner davon ist unser Kunde, alle drei sind öffentlich dokumentiert, und jede Zahl hier steht so in der Quelle. Wir erzählen sie, weil sie denselben Hebel zeigen, den wir unter Angebote automatisieren bauen.
Der Werbegeschenke-Händler: 52 Sekunden statt Stunden
Ein niederländischer Händler für Firmengeschenke saß auf rund 100.000 Artikeln. Für jedes Angebot suchte der Vertrieb von Hand nach Farbe, Budget, Anlass und Verfügbarkeit, zog Bilder in eine PowerPoint und schrieb Beschreibungen dazu. Mehrere Stunden pro Angebot, rund 50 Angebote im Jahr. Das ist keine Vertriebsleistung, das ist Abschreibarbeit.
Gebaut wurde ein Ablauf in vier Schritten. Ein Chat nimmt Kunde, Budget und Anlass auf. Die Suche läuft über die eigene Produktdatenbank und prüft im CRM, was dieser Kunde schon einmal bekommen hat. Passende Bilder zum Anlass entstehen automatisch. Zum Schluss wird eine Folienvorlage dupliziert und mit Produkten, Preisen und Bildern gefüllt. Der Vertrieb prüft das Ergebnis und schickt es.
Das ganze Angebot dauert jetzt 52 Sekunden. Aus rund 50 Angeboten im Jahr wurden fast 500. Die Zahl, die uns daran interessiert, ist nicht die Sekunde, sondern der Faktor zehn: Der Betrieb hat nicht schneller dasselbe gemacht, er hat zehnmal so oft angeboten. Quelle: n8n Fallstudie, ähnliche Szenarien, die wir daraus bauen.
Der Flugzeugumbauer: 80 Prozent des Entwurfs in 25 Minuten
Field Aerospace baut Flugzeuge um, 250 Leute an drei Standorten in den USA und Kanada, und lebt von öffentlichen Ausschreibungen. Ein Angebotsentwurf band drei bis vier Leute zwei Wochen lang. Die Anforderungen aus 50-seitigen Ausschreibungen wurden von Hand herausgezogen, und weil niemand Zeit hatte, alle Portale zu lesen, wurden passende Ausschreibungen schlicht übersehen.
Der Betrieb hat sich einen eigenen Workflow gebaut, selbst gehostet, mit einer kleinen Weboberfläche für die Leute, die nicht programmieren. Der Workflow zieht die Anforderungen aus der Ausschreibung als Tabelle heraus, legt sie neben die eigene Referenzbibliothek aus früheren Angeboten und schreibt den Entwurf. Ein täglicher Lauf bewertet neue Ausschreibungen nach Passung und legt die vielversprechenden vor.
Ergebnis im O-Ton des Programm-Managers: Ein Entwurf, der früher zwei Wochen mit drei oder vier Leuten brauchte, steht heute zu 80 Prozent nach 25 Minuten. Die Anforderungsextraktion dauert 15 bis 20 Minuten statt Stunden. Die restlichen 20 Prozent sind das, was ein Mensch können muss: Preis, Risiko, Ton. Quelle: n8n Fallstudie, ähnliche Szenarien, die wir daraus bauen.
Der Zerspaner mit 18 Leuten: das Archiv im Kopf des Produktionsleiters
FREROtec fertigt Einzelteile und Kleinserien, 18 Mitarbeiter in Sachsen-Anhalt. Vor jedem Angebot suchte jemand im Archiv nach ähnlichen Aufträgen von früher, weil die alte Kalkulation die beste Grundlage für die neue ist. Das Wissen, welche Zeichnung wie gerechnet wurde, saß beim Produktionsleiter. Und der ging bald in Rente.
Mit dem Mittelstand-Digital Zentrum Magdeburg entstand ein Prototyp, der technische Zeichnungen ausliest, die Daten in eine Tabelle bringt und im Bestand nach ähnlichen Zeichnungen sucht. Das Ergebnis ist keine fertige Kalkulation, sondern die Kalkulationsbasis: die drei Altaufträge, die der neuen Anfrage am nächsten kommen, in Sekunden statt nach einer Stunde Ordnerwühlen.
Die Quelle nennt keine Zeitersparnis, und wir erfinden keine. Was der Fall zeigt, ist die Reihenfolge: Erst wurde das Archiv lesbar gemacht, dann wurde gerechnet. Quelle: Mittelstand-Digital Zentrum Magdeburg, ähnliche Szenarien, die wir daraus bauen.
Das Muster hinter den drei Fällen
- Die Altpositionen sind der Rohstoff. Kein Betrieb hat ein Modell trainiert. Alle drei haben ihre eigenen alten Angebote, Zeichnungen und Preise durchsuchbar gemacht und darauf aufgesetzt.
- Der Entwurf ist das Produkt, nicht das Angebot. In allen drei Fällen prüft ein Mensch, bevor etwas den Betrieb verlässt. Die 80 Prozent bei Field Aerospace sind keine Schwäche, sie sind die Grenze, die der Betrieb bewusst gezogen hat.
- Erst aufschreiben, dann bauen. Der Zerspaner musste sein Archiv strukturieren, bevor eine Suche darüber laufen konnte. Der Händler musste seine 100.000 Artikel in einer sauberen Datenbank haben. Wer diese Arbeit überspringt, bekommt eine Demo und kein Werkzeug.
Wo die Grenze liegt
Die Preisentscheidung bleibt beim Menschen, weil sie von Dingen abhängt, die in keinem Altauftrag stehen: Auslastung nächste Woche, wie wichtig dieser Kunde ist, ob der Wettbewerber gerade billig ist. Sonderanfertigungen ohne Vorbild bleiben Handarbeit. Und wer haftet, wenn eine Position fehlt, ist derselbe wie vorher, deshalb gibt es die Freigabe.
Was das für Ihren Betrieb heißt
Wenn Ihr Angebot heute Tage dauert, ist die Frage nicht, welches Tool Sie kaufen, sondern wo Ihre Altpositionen liegen und wie gut sie lesbar sind. Wie wir das aufsetzen, steht unter Angebote automatisieren. Wenn Sie es lieber selbst versuchen: Angebote mit KI schneller erstellen, Schritt für Schritt.
Weitere Einsatzszenarien aus dem Mittelstand: Referenzen. Was der Angebotsdurchlauf Sie heute kostet: Rechner. Erstgespräch: Beratung.