# Die eigene Wissensbasis im Haus: vom Archiv zum Modell, das Ihre Dokumente kennt, Schritt für Schritt

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## Die eigene Wissensbasis im Haus: vom Archiv zum Modell, das Ihre Dokumente kennt, Schritt für Schritt

Verträge, Akten, Protokolle, Zeichnungen: Wie eine KI auf dem eigenen Server aus Ihren Dokumenten antwortet, mit Quellenangabe, ohne dass etwas das Haus verlässt. Die Anleitung hinter den meisten individuellen KI-Lösungen.

Die meisten Fragen im Betrieb sind schon einmal beantwortet worden. Die Antwort steht in einem Protokoll, einem Vertrag, einer Mail von 2019. Das Problem ist nicht das Wissen, es ist der Zugriff. Und der Zugriff ist ein Bauprojekt, das man in fünf Schritten sauber machen kann, ohne Cloud. Was „eigene Wissensbasis" technisch heißt Das Modell wird nicht auf Ihre Dokumente trainiert. Es bekommt bei jeder Frage die passenden Textstellen aus Ihrem Archiv vorgelegt und antwortet daraus, mit Verweis auf die Quelle. Der Fachbegriff ist RAG, wichtig ist nur die Konsequenz: Die Dokumente bleiben Dokumente, das Modell bleibt austauschbar, und jede Antwort ist nachprüfbar. Schritt 1: Datenklassifizierung vor allem anderen Welche Dokumente dürfen überhaupt in die Wissensbasis? Personalakten nicht, Mandantendaten nur im Haus, öffentliche Normen gern. Das ist Arbeit für einen Nachmittag mit Datenschutz und Fachbereich, und sie entscheidet, ob das Projekt später einen Vorfall produziert. Die Anleitung dazu: Datenklassifizierung vor der KI Einführung. Schritt 2: Der Ort des Modells Kanzleien, Steuerberater, Zulieferer mit Kundendaten und jeder mit Berufsgeheimnis nach § 203 StGB brauchen das Modell im Haus oder in einer deutschen Umgebung unter eigener Kontrolle. Offene Modelle laufen inzwischen auf einem einzelnen gut ausgestatteten Server. Wann sich das rechnet: Eigene KI oder fremdes Tool?. Schritt 3: Dokumente aufbereiten Scans werden gelesen, Tabellen als Tabellen erkannt, Zeichnungen beschriftet. Jedes Dokument bekommt Metadaten: Mandant, Projekt, Datum, Gültigkeit. Ohne Metadaten findet das Modell zu jeder Frage die zehn ähnlichsten Absätze aus zwanzig Jahren, mit Metadaten die drei richtigen aus dem laufenden Vorgang. Schritt 4: Antworten mit Quelle, immer Jede Antwort zeigt, aus welchem Dokument und welcher Stelle sie stammt. Das ist kein Komfort, es ist die Bedingung dafür, dass Fachleute dem System vertrauen und Fehler finden. Ein Modell, das ohne Quelle antwortet, ist im Betrieb ein Gerücht mit Autorität. Schritt 5: Zugriff nach Rolle Die Wissensbasis weiß, wer fragt. Der Techniker sieht Servicewissen, nicht Verträge. Die Buchhaltung sieht Rechnungen, nicht Personalakten. Das ist dieselbe Rechtestruktur wie im Dateisystem, und sie wird übernommen, nicht neu erfunden. Wo die Grenze liegt Eine Wissensbasis beantwortet Fragen zu dem, was aufgeschrieben ist. Sie ersetzt nicht das Aufschreiben. Betriebe, deren Wissen in Köpfen steckt, fangen mit Interviews an, nicht mit Servern: Servicewissen sichern, bevor der Senior geht. Was das für Ihren Betrieb heißt Vier Szenarien zeigen den Ablauf: die Steuerkanzlei, deren Belege das Haus nicht verlassen, die Kanzlei mit Klauselbibliothek, das Bauunternehmen mit Baustellenwissen aus Projektakten und der Metallverarbeiter, dessen Prüfprotokolle vertraulich sind. Was wir daraus bauen: Individuelle KI Lösung und Wissensmanagement. Weitere Einsatzszenarien: Referenzen. Erstgespräch: Beratung.

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