# Der Besuchsbericht wird im Auto diktiert: CRM-Pflege, Aufgaben und Angebotsentwurf, bevor der Außendienst zurück ist

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## Der Besuchsbericht wird im Auto diktiert: CRM-Pflege, Aufgaben und Angebotsentwurf, bevor der Außendienst zurück ist

Besuchsberichte entstehen abends oder nie. Wie eine Sprachnotiz zur CRM-Notiz, zur Aufgabe und zum Angebotsentwurf wird, welche Felder Pflicht sind und wo der Verkäufer am Abend nur noch prüft.

Das CRM ist so gut wie der letzte Besuchsbericht. In den meisten Vertriebsorganisationen heißt das: nicht gut. Nicht, weil der Außendienst faul wäre, sondern weil Tippen nach dem fünften Termin niemand mehr will. Reden will jeder. Schritt 1: Das Diktat mit Struktur Der Verkäufer spricht nach dem Termin drei Minuten ins Telefon, frei. Ein kurzer Leitfaden hilft: Wer war dabei, worum ging es, was braucht der Kunde, welche Maschine oder Leistung, bis wann entscheidet er, was haben wir zugesagt. Schritt 2: Aus Sprache wird Datensatz Die KI transkribiert und füllt die CRM Felder: Kontakt, Gesprächsnotiz, nächste Schritte mit Datum, Bedarf, Wahrscheinlichkeit als Vorschlag. Was sie nicht zuordnen kann, landet als Freitext in der Notiz, nicht in einem falschen Feld. Schritt 3: Aufgaben und Angebotsentwurf Aus „ich schicke bis Freitag ein Angebot für die Fräse" entstehen die Aufgabe mit Frist und der Angebotsentwurf aus dem Bestand, mit der besprochenen Maschine und den Standardkonditionen. Der Entwurf wartet im CRM, nicht in der Mail. Schritt 4: Der Abend gehört dem Prüfen Der Verkäufer öffnet abends fünf Datensätze, liest, korrigiert, schickt die Angebote. Zwanzig Minuten statt zwei Stunden. Und das CRM ist am nächsten Morgen für den Innendienst brauchbar. Wo die Grenze liegt Sprachaufnahmen enthalten Gespräche über Menschen, manchmal mit Namen und Meinungen. Die Aufnahme wird nach der Transkription gelöscht, die Notiz bleibt sachlich, und die Wahrscheinlichkeit ist ein Vorschlag des Verkäufers, keine Bewertung des Kunden durch eine Maschine. Wer das ins Ausland übermittelt, prüft vorher den Vertrag; wer nicht will, lässt das Modell im Haus laufen. Was das für Ihren Betrieb heißt Zwei Szenarien: der Gebrauchtmaschinen Händler, dessen Außendienst im Auto diktiert und das IT Systemhaus mit Angeboten aus Distributorpreisen. Was wir daraus bauen: CRM automatisieren und Angebote automatisieren. Weitere Einsatzszenarien: Referenzen. Erstgespräch: Beratung.

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