# Bestellungen aus Mail, Fax und Foto ins ERP: der Artikelabgleich, an dem die meisten Projekte scheitern

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## Bestellungen aus Mail, Fax und Foto ins ERP: der Artikelabgleich, an dem die meisten Projekte scheitern

Kunden bestellen, wie sie wollen. Die KI liest die Bestellung, das ist der leichte Teil. Der schwere ist, „Dichtung groß, wie letztes Mal“ auf eine Artikelnummer abzubilden. Schritt für Schritt, mit Freigabe bei Unsicherheit.

Ein technischer Großhändler mit 40.000 Artikeln bekommt Bestellungen als Mail mit Freitext, als Fax PDF, als Foto vom Lieferschein des Wettbewerbers mit dessen Artikelnummern. Der Innendienst übersetzt. Das Lesen kann jedes Sprachmodell. Das Übersetzen ist das Projekt. Schritt 1: Der Artikelstamm mit allen Namen Ein Artikel hat bei Ihnen eine Nummer, beim Kunden eine andere, beim Hersteller eine dritte, und im Alltag heißt er „die große Dichtung". Der erste Schritt ist ein Artikelstamm, der diese Namen kennt: eigene Nummer, Herstellernummer, EAN, Kundenartikelnummern je Kunde, Bezeichnungsvarianten. Das ist Datenpflege, und ohne sie wird jede KI raten. Schritt 2: Die Bestellung lesen Das Modell zerlegt jede eingehende Bestellung in Zeilen: Menge, Bezeichnung, Nummer, Lieferwunsch, Lieferadresse. Bei Fotos und Faxen kommt die Bilderkennung davor. Freitext wie „das Übliche für die Baustelle Musterstraße" wird als Verweis auf die Bestellhistorie erkannt, nicht als Artikel. Schritt 3: Abgleichen mit Sicherheit Jede Zeile wird gegen den Artikelstamm abgeglichen, mit Kundenhistorie als Kontext: Was hat dieser Kunde zuletzt unter diesem Namen bestellt? Das Ergebnis ist eine Artikelnummer mit Sicherheitswert. Über 95 Prozent: automatisch. Darunter: die Zeile bleibt stehen, mit den zwei besten Kandidaten. Schritt 4: Freigabe nur für die unsicheren Zeilen Der Innendienst sieht die Bestellung mit grünen und gelben Zeilen. Er bestätigt die gelben, korrigiert, wo nötig, und gibt den Auftrag frei. Korrekturen fließen in den Artikelstamm zurück: Der Kundenname für den Artikel ist ab jetzt bekannt. Schritt 5: Ins ERP, mit Protokoll Der Auftrag wird im ERP angelegt, mit Verweis auf das Originaldokument und dem Protokoll, welche Zeile automatisch und welche manuell zugeordnet wurde. Wenn ein Kunde reklamiert, ist in Sekunden klar, was passiert ist. Wo die Grenze liegt Automatisch anlegen ja, automatisch liefern nein. Ein Auftrag mit einer unsicheren Zeile wartet auf den Menschen. Und Preise kommen aus den Konditionen im ERP, nie aus dem Dokument des Kunden. Was das für Ihren Betrieb heißt Drei Szenarien: der technische Großhandel mit 40.000 Artikeln, die Bäckerei mit Filialbestellungen bis 14 Uhr und die Spedition, deren Ladelisten ins TMS gehen. Was wir daraus bauen: Individuelle KI Lösung mit Systemen verbinden. Weitere Einsatzszenarien: Referenzen. Erstgespräch: Beratung.

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