# Bestellung, Dienstplan, Doku: vier Betriebe, bei denen der Ablauf ohne Nachtschicht läuft

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## Bestellung, Dienstplan, Doku: vier Betriebe, bei denen der Ablauf ohne Nachtschicht läuft

Ein Fleischwarenbetrieb am Bodensee, die IT einer Lieferplattform, ein Seniorenzentrum, ein Krankenhaus in Luzern. Vier belegte Fälle, was Prozessautomatisierung konkret heißt, wenn man das Wort weglässt.

Prozesse automatisieren ist der Sammelbegriff, unter dem die meisten anfragen. Was gemeint ist, weiß man erst, wenn man den Prozess beim Namen nennt: die Bestellung, die nachts abgehört wird. Das Konto, das gesperrt ist. Die Doku nach der Schicht. Der Dienstplan für 72 Leute. Vier Betriebe, vier Prozesse, alle belegt, keiner unser Kunde. Der Fleischwarenbetrieb: Bestellungen bis 23:59 Uhr, keine Nachtschicht Die Buchmann GmbH in Grünkraut am Bodensee, Fleisch und Wurstspezialist mit 90 Jahren Geschichte, liefert an Geschäftskunden. Alle Bestellungen kamen per Telefon, Mail oder Fax. Nachts hörte jemand den Anrufbeantworter ab und übertrug alles von Hand, damit am Morgen ausgeliefert werden konnte. Fehler gehörten dazu, und das Büro war mit Übertragen beschäftigt statt mit Kunden. Heute bestellen die Kunden über eine App, die direkt in die Warenwirtschaft schreibt: Kunde, Lieferdatum, Artikel, ohne dass jemand abtippt. Keine KI im Spiel, KI gestützte Bestellvorschläge nennt der Bericht erst als nächsten Schritt. Bestellschluss ist 23:59 Uhr, Lieferung am nächsten Tag. Die Fehlerquote sank binnen Wochen um 60 Prozent, über 500 Bestellungen laufen pro Woche, die 10.000ste App Bestellung kam nach acht Monaten. Quelle: KIRATIK, Praxisbericht, ähnliche Szenarien, die wir daraus bauen. Die Lieferplattform: das gesperrte Konto Delivery Hero ist kein Mittelständler, aber der Prozess ist einer, den jeder Betrieb kennt: Rund 800 Mal im Monat sperrte sich jemand aus seinem Konto aus. Jede Freischaltung lief über die IT und dauerte im Schnitt 35 Minuten. Heute gibt die Führungskraft frei, der Workflow ruft die drei beteiligten Systeme auf und stellt den Zugang wieder her. 20 Minuten, und die IT fasst nichts mehr an. 200 Stunden im Monat, ein einziger Workflow. Quelle: n8n Fallstudie, ähnliche Szenarien, die wir daraus bauen. Das Seniorenzentrum: Doku am Bett statt am Rechner Im Seniorenzentrum Rothenburg der Diakoneo lief die Pflegedokumentation am Rechner nach der Schicht. Was zwischendurch passierte, musste behalten und später eingetippt werden. Heute sprechen die Pflegekräfte Vitalwerte, Medikamentengabe und Aufnahmegespräche direkt beim Bewohner ins Smartphone, und der Sprachassistent schreibt sie ins bestehende Dokumentationssystem. 20 bis 30 Minuten pro Schicht kommen zurück, sagt der Träger, und die Doku ist vollständiger, weil nichts mehr vergessen wird, was erst abends geschrieben würde. Der Assistent erfüllt DSGVO und kirchliches Datenschutzrecht. Eine Studie der Charité mit 52 Pflegekräften über 770 Arbeitsstunden kommt auf 27 Prozent weniger Dokumentationszeit mit Sprachassistenz. Quelle: Diakoneo, ähnliche Szenarien, die wir daraus bauen. Das Krankenhaus: der Dienstplan für 72 Leute Am Luzerner Kantonsspital plante eine Pflegedienstleitung den Dienst für 72 Pflegekräfte: Wünsche, Qualifikationen, Ausfälle, jeden Monat neu, tagelang. Eine KI gestützte Planungssoftware schlägt heute den Plan vor, die Leitung korrigiert. Ein Drittel weniger Planungszeit, und das Haus rollt die Software bis Ende 2026 auf alle Standorte und Berufsgruppen aus. Quelle: egido, Fachbeitrag, ähnliche Szenarien, die wir daraus bauen. Das Muster hinter den vier Fällen Der Prozess hat einen Namen. Nicht Prozessautomatisierung, sondern Bestellung, Kontosperre, Doku, Dienstplan. Wer den Namen nicht sagen kann, hat den Prozess noch nicht gefunden. Das System bleibt, der Eingang ändert sich. Die Warenwirtschaft am Bodensee ist dieselbe, die Doku Software in Rothenburg ist dieselbe. Neu ist nur, wie die Daten hineinkommen. Der Mensch gibt frei oder korrigiert. Die Führungskraft schaltet frei, die Pflegedienstleitung korrigiert den Plan. Kein System entscheidet allein über Zugang oder Dienst. Wo die Grenze liegt Dienstpläne und Zugangsrechte betreffen Beschäftigte, und beides ist in Deutschland mitbestimmungspflichtig. Ein Planungsvorschlag ist zulässig, eine automatische Zuteilung ohne Menschen nicht. Sprachaufnahmen in der Pflege sind Gesundheitsdaten, der Datenstandort ist keine Geschmacksfrage. Wie das Gespräch mit dem Betriebsrat läuft, bevor der erste Workflow steht: Betriebsrat und KI. Was das für Ihren Betrieb heißt Nennen Sie den einen Prozess, der bei Ihnen nachts, am Wochenende oder nach der Schicht von Hand erledigt wird. Der ist es. Was wir daraus bauen: Prozesse automatisieren mit KI. Wenn die Stelle zwischen zwei Systemen liegt: Systeme verbinden. Weitere Einsatzszenarien aus dem Mittelstand: Referenzen. Erstgespräch: Beratung.

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