# Rechnungen und Belege verarbeiten

Source: https://dropdigital.de/leistungen/rechnungsverarbeitung
Language: de
Site: DropD., https://dropdigital.de

## Rechnungen und Belege verarbeiten

Belege türmen sich, Beträge werden abgetippt, das Steuerbüro fragt jeden Monat dieselben Dinge. Wir erfassen vor, Sie geben frei.

Mitarbeiter tippen Lieferant, Datum und Betrag ab, und irgendwann stimmt die Kontierung nicht. Reisekosten dauern Wochen, weil Belege fehlen oder unleserlich sind. Das Steuerbüro bekommt denselben Stapel wie im Monat davor, nur später. Den Beleg lesen PDF, Foto, Mail-Anhang. Lieferant, Datum, Betrag, Steuersatz, Belegnummer. Was eindeutig ist, wird zum Datensatz. Was unklar ist, bleibt unklar und geht in die Prüfung, nicht in die Buchung. Vorerfassen gegen Ihre Konten-Logik Die Zuordnung folgt Ihrer bestehenden Systematik, DATEV, sevDesk oder lexoffice, nicht einer allgemeinen Tabelle aus dem Internet. Neue Lieferanten landen in einer Queue, nicht auf einem geratenen Konto. Freigabe, dann Übergabe Ein Mensch sieht den Vorschlag samt Belegbild und gibt frei. Erst danach geht der Satz ins Buchhaltungssystem. Eine Automatisierung, die still bucht, ist mit GoBD nicht zu halten. Erfassen Felder lesen und der Konten-Logik zuordnen Werte still korrigieren, wenn sie nicht passen Buchung Vorerfassen und zur Freigabe vorlegen Buchen ohne dass ein Mensch geschaut hat Unleserliche Belege Anhalten und mit Vermutung in die Prüfung geben Raten und den Beleg als erledigt ablegen Zahlungen Zahlungsvorschlag vorbereiten Überweisungen auslösen Ist das GoBD-konform? Die GoBD verlangen nachvollziehbare, unveränderbare Buchungen. Deshalb bucht das System nicht selbst: es erfasst vor, ein Mensch gibt frei, die Buchung entsteht erst danach im bestehenden System. Das Original des Belegs bleibt erhalten, die Verarbeitung wird protokolliert. Ob Ihr Steuerberater den Ablauf abnimmt, klären wir vor dem Bau, nicht danach. Funktioniert das mit DATEV, sevDesk oder lexoffice? Ja, das sind die drei, an die wir am häufigsten übergeben. Der Beleg bleibt, wo er ist, der Datensatz wandert. Ein Wechsel des Buchhaltungssystems ist ein eigenes Projekt und selten die Antwort auf einen Belegstapel. Was, wenn der Beleg unleserlich ist? Dann geht er in die Review-Queue, mit dem, was lesbar war, und der Stelle, die fehlt. Ein System, das im Zweifel den Betrag erfindet, erzeugt genau die Differenzen, die das Steuerbüro später sucht. Was unterscheidet das von der Dokumentenverarbeitung? Rechnungen haben eine feste Form: Lieferant, Betrag, Steuer, Konto. Verträge und Lieferscheine haben das nicht. Deshalb sind es zwei Seiten. In der Praxis kommen Belege oft per Mail, und die Kette zum Buchhaltungssystem ist Workflow Automation. Vorerfassung in Minuten statt den Vormittag Steuerkanzlei, 11 Mitarbeiter, Münsterland. Belege vorkontieren, Freigabe in der bestehenden DATEV-Kette. Unklare Belege bleiben liegen, statt falsch durchzulaufen.

Link: https://dropdigital.de/leistungen/rechnungsverarbeitung
Id: usecase-rechnungsverarbeitung