# Prozesse automatisieren mit KI

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## Prozesse automatisieren mit KI

Der Sammelbegriff, unter dem die meisten anfragen. Hier steht, welcher Prozess bei Ihnen wirklich gemeint ist.

Es ist klar, dass sich etwas automatisieren ließe. Nur nicht, was zuerst. Jede Abteilung nennt einen anderen Engpass, und jeder hat recht. Die letzten zwei Tool-Versuche haben nichts verändert, weil niemand den Ablauf davor aufgeschrieben hat. Erst messen, dann bauen Fünf Bereiche, Kommunikation, Dokumentation, Kundenmanagement, Finanzen, Kernprozesse. Wir schauen, wo Zeit verloren geht, und rechnen es in Stunden und Vollkosten aus. Das Ergebnis ist eine Reihenfolge, keine Wunschliste. Einen Ablauf, bis er trägt Der erste Prozess wird zu Ende gebaut, nicht drei halb. Bis jemand im Betrieb ihn nutzt, ohne dass wir daneben sitzen. Danach der nächste. Der Ablauf steht auf Papier, bevor Software ihn beschleunigt Ein Prozess, der nirgends aufgeschrieben ist, wird durch Automatisierung nicht schneller, sondern unsichtbar schneller falsch. Deshalb steht am Anfang immer die Aufschreibung. Wiederkehrende Handgriffe Übernehmen, sobald die Regel klar ist Automatisieren, bevor jemand die Regel benennen kann Ausnahmen Erkennen und an einen Menschen geben Selbst entscheiden, was eine Ausnahme rechtfertigt Freigaben Vorbereiten, Unterlagen vollständig zusammenstellen Freigeben. Verbindlich entscheidet ein Mensch Bestehende Software Anbinden, wo es eine Schnittstelle gibt Ersetzen, nur weil das Neue moderner aussieht Womit fängt man an? Nicht beim Tool, sondern beim Prozess. Wer Ihnen im Erstgespräch eine konkrete KI-Lösung empfiehlt, ohne Ihre Abläufe zu kennen, ist ein Warnsignal. Typische sinnvolle Erstschritte sind Wissenssuche im eigenen Material, E-Mail-Triage oder Angebotserstellung, weil dort Aufwand und Nutzen früh messbar sind. Ab welcher Betriebsgröße lohnt sich das? Ab etwa 20 Mitarbeitern wird es rechenbar, weil dann genug gleichartige Vorgänge zusammenkommen. Der Maßstab ist aber nicht die Mitarbeiterzahl, sondern die Wiederholung: ein Prozess, der täglich zwei Mitarbeiterstunden frisst, schlägt bei Vollkosten mit 25.000 bis 40.000 Euro pro Jahr zu Buche. Wie lange dauert so ein Projekt? Der Betriebs-Check dauert zwei bis drei Wochen. Ein einzelner Ablauf ist danach in vier bis acht Wochen im Einsatz. Eine Umsetzung über mehrere Bereiche läuft drei bis sechs Monate. Sie sehen dabei jede Woche ein Artefakt, nicht erst am Ende ein Ergebnis.

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