# Dokumente und Verträge verarbeiten

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## Dokumente und Verträge verarbeiten

Der Vertrag liegt als PDF im Anhang, und niemand liest ihn gegen das Angebot. Wir ziehen die Felder und legen die Abweichung daneben.

Lieferscheine, Protokolle, Ausschreibungen: jedes Format anders, jede Prüfung von Hand. Die Frist steht auf Seite 14, und merkt sie erst, wer sucht. Abweichungen zum Angebot fallen auf, wenn die Arbeit schon läuft. Eingehende Stapel zuordnen Vertrag, Lieferschein, Protokoll, Ausschreibung. Jedes Dokument bekommt einen Typ und landet beim Vorgang, zu dem es gehört, statt in einem Ordner namens Eingang. Die Felder ziehen, die Sie brauchen Partei, Datum, Betrag, Frist, Leistungsbeschreibung. Was in Ihrem Ablauf zählt, wird als Feld sichtbar, nicht als Fließtext, den jemand noch einmal lesen muss. Gegen den Vorgang legen Vertrag gegen Angebot, Lieferschein gegen Bestellung. Die Abweichung steht daneben, mit der Stelle im Dokument. Entscheiden, ob sie in Ordnung ist, bleibt bei Ihnen. Inhalt Felder auslesen und mit Fundstelle zeigen Den Vertrag auslegen oder Rechtsrat geben Abweichung Neben das Angebot oder die Bestellung legen Selbst nachverhandeln oder nachgeben Fristen Erkennen und an die zuständige Person melden Fristen selbst verlängern oder versäumen lassen Unterschrift Vorbereiten und zur Freigabe vorlegen Verbindlich zeichnen Ist das Rechtsberatung? Nein. Das System liest, was im Dokument steht, und legt es neben Ihren Vorgang. Ob eine Klausel zulässig ist, ob Sie unterschreiben, ob Sie nachverhandeln: das bleibt bei Ihnen oder bei Ihrer Kanzlei. Wir bauen keine Rechtsauskunft. Geht das mit eingescannten Verträgen? Ja, solange der Text lesbar ist. Schräg fotografierte Seiten und Stempel über der Klausel senken die Trefferquote, deshalb landet Unleserliches in einer Review-Queue statt in einer stillen Annahme. Saubere PDFs aus dem eigenen System sind der bessere Start als der Papierstapel von 2004. Was unterscheidet das vom Wissensmanagement? Wissensmanagement beantwortet eine Frage an den Bestand. Hier geht es um den Eingang: ein Dokument kommt an, Felder werden gezogen, der Vorgang wird vollständig. Beides braucht oft dieselbe Ablage, aber es sind zwei Suchen von zwei verschiedenen Leuten. Bleiben die Verträge im Haus? Wenn Sie das wollen, ja. Verträge gehören zu den empfindlichsten Dateien im Betrieb. Wir bauen wahlweise auf Ihren Servern oder in einer EU-Umgebung mit Auftragsverarbeitungsvertrag. Was wo liegt, steht vor dem Bau fest. Akte zusammen in Minuten, nicht über den Nachmittag Immobilienmakler, 8 Mitarbeiter, Rheinland. Unterlagen in eine Akte je Objekt. Vertrag und Anhang lesen, fehlende Seiten markieren, bevor jemand zum Notar fährt.

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